Sarimah Bte Aman Shah

7/27/2019 Sarimah Bte Aman Shah

1/24

SAT U KAJIAN TEKNIK PENGUMPULAN DATAANALISIS KEPERLUAN LATIHAN DI KALANGAN

PENGURUS-PENGURUS SUMBER MANUSIA.

Oleh

SARIMAH BTE AMAN SHA H

Tesis ini dikemukakan bagi memenuhi sebahagian dari syarat untukpenganugerahan Ijazah Sarjana Sains

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan M anusiaUniversiti Malaysia SarawakJulai 1999


2/24

PERAKUANTidak terdapat bahagian di dalam kerja ini merujuk kepada tesis lain yang telahdikemukakan dalam menyokong permohonan kelayakan penganugerahan tesisini atau daripada lain -lain universiti atau institusi pengajian tinggi yang lain.


3/24

A B S T R A KTujuan kajian ini adalah untuk mengkaji penggunaan teknik pengumpulan data AnalisisKeperluan Latihan oleh Pengurusan Sumber Manusia. Sehanyak Lima teknik pengumpulandata analisis keperluan latihan yang dikaji dalam kajian ini iaitu: Teknik Soalan KajiSelidik. Teknik Temuduga dengan pekerja, Teknik Kumpulan Berfokus, TeknikPemerhatian Di Tempat Kerja dan Teknik Penilaian Prestasi. Kajian ini telah dilakukan keatas 40 responden yang terdiri daripada pengurus-pengurus sumber manusia dari 40organisasi yang dipilih secara rawak di kawasan Bandaraya Kuching dan Lembah Kelang.Kajian dilakukan dengan menggunakan instrumen soalan kaji selidik. Kriteria pemilihanteknik analisis keperluan latihan adalah berpandukan kepada Model Kontingensi yangdibentuk oleh Newstrom dan Lilyquist yang terdiri dari penglibatan pekerja, penglibatanpihak pengurusan, keperlua* masa, data penting yang boleh dinyatakan kuantitinya dalambentuk peratusan dan angka serta analisis kos. Hasil dapatan yang diperolehi ialah:penglibatan pekerja dan pengurusan adalah tinggi dalam teknik penilaian prestasi. Untukkriteria keperluan masa, didapati bahawa teknik pengumpulan data yang popular adalahkaedah temuduga dengan pekerja. Soalan kaji selidik mempunyai data penting yang senanguntuk dikira dalam bentuk peratusan dan angka. Teknik pemerhatian di tempat kerjamelibatkan analisis kos yang paling murah bagi memperolehi maklumat mengenaikeperluan pekerja. Teknik yang bersesuaian berdasarkan kepada klasifikasi kerja adalahteknik penilaian prestasi sesuai untuk sem ua klasifikasi kerja manual, teknikal, perkeranian,penyeliaan, d an p engurusan. Teknik Pemerhatian di Tem pat Kerja sesuai digunakan untuksem ua jenis klasifikasi kerja melainkan klasifikasi kerja pengurusan. Tem uduga DenganPekerja sesuai untuk sem ua klasifikasi kerja kecuali dengan klasifikasi kerja manual. SoalanKaji Selidik sesuai hanya untuk tiga klasifikasi kerja iaitu manual, teknikal danperkeranian.dan Kumpulan Berfokus sesuai untuk dua teknik iaitu penyeliaan danpengurusan.Terdapat perhubungan yang signifikan di antara penglibatan pekerja dengandata dan keperluan masa dalam teknik soalan kaji selidik. Dalam teknik temuduga denganpekerja terdapat hubungan d i antara penglibatan pekerja dan pengurusan. Tiada hubunganyang signifikan di antara semua kriteria pemilihan A K L dalam teknik k umpulan berfokus.Terdap at hubungan yang signifikan di antara keperluan masa dengan penglibatan pekerjadan pengurusan dalam teknik pemerhatian di tempat keqia. Terdapat perhuhungan yangsignifikan di antara penglibatan pekerja dengan pengurusan dan analisis kos dalam teknikpenilaian prestasi. Terdapat juga hubungan di antara keperluan masa dan penglibatan pihakpengurusan dalam teknik penilaian prestasi. Kesesuaian teknik pengumpulan data AKLberdasarkan matlamat pengurusan sumber manusia adalah kebanyakan organisasi memilihpenilaian prestasi, soalan kaji selidik, pemerhatian di tempat kerja dan temuduga denganpekerja. Pengurus sumber manusia berpendapat teknik AK L adalah pada tahap penting dankritikal dan kurangnya kerjasama serta pengetahuan mendalam cara menjalankan AKLmenyebabkan ianya agak sukar dikendalikan.


4/24

ABSTRACTThe aim of this study is tofTnd out the employee's training need analysis data collectiorrtechniques b y human resource personnel. There are five training needs analysis datrrcollection techniques discussed in the study. Questionnaire, interview, focus group.observation at the work place and perjbrmance appraisal. The study was conducted on 40hum an resource personnel located in Kuching and Klang Valley. The instrument used in thestudy are questionnaire a d t h e data is analyzed using statistic descriptive and inferenceThe criteria on the selection method are taken from Contingency Model by Newstrom andLilyquist: employee involvement, management involvement, time requirement, relevantquantifiable data and cost analysis. The findings are that employee involvement andmanagem ent is high in the performance appraisal technique. For the time requirement, it isfound that the data collection techniques through the interview are very popular and widelyused by the human resource personnel. The data gathered through questionnaire is easilyquantifiable compared to the others. While observation incurred minimum cost analysis toget the inform ation about employees need. There are five kinds of job classification:manual, technical, clerical, supervisory and m anagerial. The study tries tof ind out the bestselection on each appropriate technique according to the job classification and thefind ing sare the following. Performance appraisal can be used to all the job class$cation.Observation best used for all the classification except managerial. The data collectiontechniqu es through interview are best use for all the. techniques except manual. Whilequestionnaire only best use in manual, technical and clerical. The supervisory andmanagerial kind of job is best use in the focus group. There is a significant relationshipbetween employee involvement and quantifiable data in the data collection techniquethrough the questionnaire. There is a significant relationship between employeeinvolvement and time requirement in the data collection technique through thequestionnaire. There is a signrpcant relationship between employee involvement andmanagement in the data collection technique thro~ igh he interview. There is no significantrelationship among TNA criteria selection method in the focus group data collectiontechnique. There is a significant relationship between time requirement and employeeinvolvement in the data collection technique through observation at the workplace. There isa significant relationship between employee involvement and management in the datacollection techn ique through the perfbrmance appraisal. It is also found that there is asignificant relationship between employee involvement and the cost analysis in theperformance appraisal. There is also a significant relationship between time requirementand munagement involvement in the data collection technique through performanceappraisal. Most of the human resource per.sonne1 like to use performance appraisul,questionnaire, observation and interview to collect data in order to determine the needs forthe employees' training. Their opinions on the training need analysis are that it is veryimportant and critical indeed. Lack of understanding and cooperation among theemp loyees o n haw to carry about TNA leads to the dificulty to handle it.


5/24

BiodataPenulis kajian ini telah dilahirkan pada 20hb Oktober, 1968 di Kelang, Selangor. Beliaumenerima pendidikan awal di Sek. Ren. Methodist, Pelabuhan Kelang pada tahun 1975-1980. Beliau meneruskan pelajarannya ke tingkatan 1 hingga 3 di Sekolah MenengahAgama Maahad Hamidiah Kajang, dan memasuki Kolej Islam Kelang ke tingkatan 4 dan 5pada tahun 1984-1985.

Beliau seterusnya melanjutkan pelajaran di Universiti Islam Antarabangsa pada tahun 198 6-1991 dan mempero lehi B.Econs (Hons) IIU. Pada tahun 19 93, beliau mem perolehiDiploma Pendidikan di tempat yang sam a.

Sebelum diberi peluang oleh Kementerian Pendidikan Malaysia melanjutkan pelajaran diperingkat Sarjana dalam Bidang Pembangunan Sumber Manusia program berkembarlnstitut Aminuddin Bakil Universiti Malaysia Sarawak, beliau telah berkhidmat di tigabuah sekolah sebagai guru Bahasa Inggeris di SM Palong 7(F), Gemas, N. Sembilan, (1993-1995), SM Palong 11(F), Gemas, N.Sembilan, (1995-1996) dan SM Telok PanglimaGarang, Selang or, (1996-1998).

Sekarang ini beliau berkhidmat di Politeknik Kuching Sarawak di Jabatan Perdagangansebagai pensyarah ekonom i dan ekonomi Islam.


6/24

P E N G H A RG A A N"Dengan Nama Allah Yang Maha Pcmurah Lagi Maha Penyayang"

Seg ala puji bagi A llah yang mentadbir sekalian alam. Selawat serta salam ke atas junjunganbesar Nabi Muhammad S.A.W.Saya panjatkan kesyukuran ke hadrat illahi dengan kurnia dan izinNYA, kajian ini dapatdisempurnakan seperti yang dirancang.Setinggi pengha rgaan ditujukan kepad a rnereka yang berikut:Jutaan terim a kasih khusus buat Prof. Mad ya Dr. Ibrahim Mam at atas cad ang an tajuk kajiandan selaku penyelia yang banyak memberikan nasibat membina bimbingan, dorongan danbantuan tanpa mengira masa bagi menyiapkan kajian ini.Rakaman terima kasih juga huat En.Philip Nuli Anding selaku penyelaras kohort 4199811999 atas maklum at dan perkembangan kursus dari masa ke sem asa.Terima kasih juga kepada para pensyarah dari Institut Aminuddin Baki dan UNIMAS atasilmu yang dicurahkan.Terima kasih juga kepada empat puluh pengurus sumber manusia dari empat puluhorganisasi sekitar Lembah Kelang dan Bandaraya Kuching yang begitu berkerjasamamem berikan maklumb alas atas soalan kaji selidik yang diedarkan.Tidak lupa rakan-rakan sekohort yang banyak meninggalkan kenangan suka duka danmenjadikan hidup ini lebih bermakna.Tid ak terhingga rakam an jutaan terima kasih khas teristimewa buat En.Abd Rashid, suamitercinta yang tan pa bantuan dan restunya tesis ini tidak seperti adanya sek arang.Persembahan b u t em ak dan abah, em ak dan ayah mertua, hasil usaha ini adalah daripengorbanan d an doa kalian.Sayang untuk anak-anak mama, Nailul A'watif, Nawal Wafa, Nublan Zaki, Naqib Fuad,Na dia H usna dan Najah F areeha sebagai sumber inspirasi dalam hidup.Buat Talib, terima kasih atas pertolongan rnengedarkan soalan kaji selidik dan jadikanpenga laman kakak m u ini bahaw a tidak ada jalan singkat menuju kejayaan .

Terima Kasih Sem ua

Ha nya Allah sahaja yang dapat membalas jja a kalian

Amiin.


7/24

KANDUNGANAhslrakAbstractBiodataPenghargaanKandunganSenarai RajahSenarai JadualBAB SATU: PENDAHULUA N1.0 Pengenalan1 .I Latar Belakang Kajian1.2 Kenyataan Ma salah1.3 Ohjektif Kajian1.4 Kepeutingan Kajian1.5 Mo del Kera ngka Konseptual Kajian1.6 Persoalan Kajian1.7 Definisi Istilah Konseptual

1.7.1 Latihan1.7 .2 Keperluan LatihanI .7.3 Mengenalpasti Keperluan Latihan1.7.4 Analisis Keperluan Lac~han1.7.5 Matlamat1.7.6 Pengurusan Sum ber Manusia

1.8 Skop dan Limitasi Kajian1.9 Kesimpulan

HALAMANI1.111

ivvviX I

xii


8/24

BAB DUA: KAJIAN PENULISA N SEM ULA2.0 Pengenalan2.1 Konsep Latihan Dalam Pembangunan Sumb er Man usia2.2 Kepentingan dan Kebaikan Latihan.2.3 Pendekatan Latihan Yang Sistemat ik.2.4 Mengenalpasti Keperluan Latihan.2.5 Analisis Keperluan Latihan2.6 Pendekatan Kepada Analisis Keperluan Latihan (AK L)

2.7 M ode l Kontingensi Penilaian Keperluan Newstrom dan Lilyquist2.8 Teknik Pengumpulan Data Analisis Keperluan Latihan 16

2.8.1 Soalan Kaji Sefidik 182.8.2 Temuduga Dengan Pekerja 192.8 .3 Kumpulan Berfokus 2 02.8.4 Pemerhatian Di Tem pat Ketja 2 02.8.5 Penilaian Prestasi 22

2.9 Kajian-Kajian Mengenai Pendekatan Teknik Pengumpulan Data 2 32.10 Matlamat Pengumsan Sumber Manusia 24

2.11 Pihak Yang B e~ ta n g ~ u n gj aw ab alam Melakukan Analisis Keperluan Latihan 242.12 Penglibatan Pihak Pengurusan. 2 62.13 Kesimpulan 2 6

B A B T IG A : M E T O D O L O G I K A JI AN3.0 Pengenalan3.1 Reka Bentuk Kajian3.2 Pemilihan Samp el Kajian3.3 Lokasi Kajian


9/24

3.4 Instrumentasi Kajian3.5 Taburan Soalan3.6 Kajian Rintis3.7 Prosedur Pengumpulan Data3.8 Analisis Data

3.8.1 Kaedah Statistik Deskriptif3.8.2 Kaedah Statistik Inferensi

3.9 Kesimpulan

BAB EMPAT: ANALISIS DAPATAN

4.0 Pengenalan4.1 Data Demografi Responden

4.1.1 Jantina4.1.2 Pengalaman Bekerja4.1.3 Pengalaman Sebagai Pengurus Sumber Manusia

4.2 Jumlah Pekerja D alam Organisasi4.3 Jenis O rganisasi Yang Diwakili Oleh Responden4.4 Kesesuaian Teknik Berdasarkan Kriteria Pemilihan TeknikPengumpulan D ata Analisis Keperluan Latihan.4.5 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data AK L Berdasarkan K lasifikasi Kerja4.6 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data Analisis KeperluanLatihan Berdasarkan Matlamat Pengurusan Sum ber Manusia4.7 Pendap at Pengurus Sumber Manusia Mengenai Teknik A K L

4.7.1 Pendapat Tentang Menjalankan A nalisis Keperluan Latihan.4.7.2 Jenis Teknik AKL Yang Selalu Organisasi Gunakan.4.7 .3 Alasan Menggunakan Tekn ik Pilihan


10/24

4.7 .4 Pihak Yang Bertanggungiawab DalamMenjalankan AKL di Organisasi.4.7.5 Kegunaan Laporan AKL Untuk Organisasi . 574.7.6 Kekuatan Menggunakan Teknik Pilihan 5 8

4.7.7 Kelemahan Yang Dihadapi Dalam Menggunakan Teknik Pilihan 584.7.8 Komen dan Cadangan Berkenaan Tekn ik PengumpulanData AKL di Organisasi 59

4.8 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKLDengan Lim a Teknik Pengumpulan Data4.8.1 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AK L Dengan 60Tek nik Pengumpulan Data Soalan Kaji Selidik4.8.2 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 61Teknik Pengum pulan Data Temuduga Dengan Pekerja4.8 .3 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AK L Dengan 61Teknik Pengumpulan Data Kumpulan Berfokus4.8.4 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 62Tek nik Pengum pulan Data Pemerhatian Di Tempat Kerja4.8.5 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 63Teknik Pengumpulan Data Penilaian Prestasi

4.9 Rumusan Analisis Dapatan 644.9. L Data Demogrefi Responden dan Organisasi 64

4.9 .2 Kesesuaian Teknik Berdasarkan Kriteria Pemilihan 64Teknik Pengumpulan Data AKL4.9.3 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data AKL Berdasarkan 66Klasifikasi Kerja4.9.4 Pemilihan Teknik Pengumpulan Data AKL Berdasarkan 67Matlamat Pengurusan Sumber Manusia4.9.5 Rum usan Pendapat Pengurus Sumbe r Manusia

Mengenai Teknik AKL4.9.6 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 69Lima T eknik Pengumpulan Data


11/24

4.10 Kesimpulan 7 1

BAB LIMA: RUMUSAN, PERBINCANGAN, KESIMPULAN DAN CADANGAN5.0 Pengenalan. 725.1 Rumusan Bab I, I11 dan IV 725.2 Perbincangan 74

5.2.1 Kesesuaian Teknik Pengumpulan DataBerdasarkan Kriteria Pemilihan Teknik5.2.2 Kesesuaian Teknik Pengumpulan DataAKL Berdasarkan Klasifikasi Kerja.5.2.3 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data 77AKL Berdasarkan Matlamat Pen guu san Sumber Manusia.5.2.4 Pendapat Pengurus Sumber Manusia Mengenai Teknik AKL 7 85.2.5 Perhubungan D i an tara K riteria PernilihanAKL Dengan Teknik Pengumpulan Data

5.3 Kesimpulan5.4 Cadangan Kajian. '

5.4.1 Untuk Pengurus Sumber Manusia.5.4.2 Cadangan Kajian Lanjutan

BibliografiLampiran A - Soalan Kaji SelidikLampiran B - Permohonan Menjalankan PenyelidikanLampiran C - Surat K ebenaran Menjalankan Kajian


12/24

Senara i Ra jah Muka S u r a t

Rajah 1.1:Rajah 2.1:Rajah 2.2 :Rajah 2.3:Rajah 2.4:Rajah 2.5:Rajah 2.6:Rajalt4.1:

Model K erangka Konseptual KajianModel Kitaran Pendekatan Sistematik Dalam LatihanPersamaan Keperluan LatihanModel Penilaian Keperluan LatihanModel Analisis Keperluan LatihanPeringkat Analisis Keperluan LatihanTeknik Pemilihan Pengumpulan Data AKLPerhubungan Di antara Kriteria Pemilihan dengan TeknikPengumpulan Data.


13/24

SENARAI JADUAL

Jadual 3.1:Jadua14.1:Jadua14.2:Jadua14.3:Jadua14.4:Jadua14.5:

Skor Pekali Korelasi Pearson 'r'Taburan responden m engikut ciri-ciri demografiJumlah Pekerja dalam Organisasi.Jenis Organisasi Yang DiwakiliFrekuensi dan % Penglibatan PekerjaMin dan Susunan Keutamaan BerdasarkanKriteria Penglibatan PekerjaFrekuensi dan % Penglibatan Pihak Pengurusan.Min dan Susunan Keutamaan BerdasarkanKriteria Penglibatan Pihak PengurusanFrekuensi dan % Keperluan MasaMin dan Susunan Keutamaan Keperluan MasaFrekuensi dan % Data Penting Yang BolehDinyatakan Kuantitinya.Min dan Susunan Keutamaan Data PentingYang Boleh Dinyatakan KuantitinyaFrekuensi dan % Analisis KosMin dan Susunan Keutamaan Analisis KosFrekuensi dan % di antara Teknik AKLdengan K lasifikasi Kerja.Frekuensi dan % antara Teknik AKL danMatlamat Pengumsan Sumber Manusia.Pendapat Tentang M enjalankan Analisis Keperluan Latihan.Jenis Teknik AK L Yang Selalu Organisasi Gunakan.Alasan Menggunakan Teknik Pilihan.


14/24

Jadua14.20:Jadual 4.21:Jadual 4.22:Jadua14.23:Jadual 4.24:

Jadual 4.26:

Pihak Yang Bertanggungjawab Dalam MenjalankanAKL di Organisasi.Kegunaan Laporan AKL Untuk OrganisasiKekuatan Menggunakan Tekn ik PilihanKelemahan Yang dihadapi Dalam Menggunakan Teknik PilihanKomen dan Cadangan Mengenai Teknik AKL di OrganisasiPerhubungan Kriteria Pemilihan Teknik PengumpulanData AK L -- Soalan Kaji SelidikPerhubungan Kriteria Pemilihan Teknik PengumpulanData AKL -- Ternuduga D engan PekerjaPerhubungan Kriteria Pemilihan Teknik PengumpulanData AKL - Kum pulan BetfokusPerhubungan Kriteria Pemilihan Teknik PengumpulanData AK L -- Pemerhatian Di tempat KerjaPerhubungan Ktiteria Pemilihan Teknik PengumpulanData AKL -- Penilaian Prestasi.Rumusan Kesesuaian Teknik Berdasarkan KriteriaPemilihan Tekn ikRumusan Kesesuaian T eknik PengumpulanData AK L Me ngikut Klasifikasi KerjaRumusan ~ e m il ih a n ntara Teknik AKL dan MatlamatPengurusan Sumber Manusia


15/24

B A B SA T UPENDAHULUAN

1.0 Pengena lanBab ini akan membincangkan latar belakang kajian yang sedang dijalankan, kenyataankepada masalah yang sedang dikaji, tujuan kajian ini dilakukan dan kepentingan kajian.Ianya disusuli dengan rangka konseptual kajian yang menggambarkan keseluruhan kajiandan diikuti denga n p ersoalan kajian, definisi istilah operasi yang digunakan dalam kajian inise na kepentingan kajian ini dan akhirnya diikuti dengan sk op dan batasan kajian.

1.1 L a t a r B e l a k a n g K a j i a nSetiap organisasi akan terpaksa mengbadapi masalah berkaitan dengan latihan dankemajuan para pekerjanya. Jumlah serta kualiti latihan tidak sama dan berlainan dari satuorganisasi ke satu organisasi yang lain. Skop atau bidang latihan dan kemajuan jugabergantung kepada polisi dan strategi organisasi itu sendiri. Latihan sangat penting untukkejayaan setiap organisasi. Latihan membawa maksud untuk memajukan pekerja sebagaiindividu yang akan menjadi lebih yakin dan kompeten di dalam bidup dan kerjaya mereka.Proses pembelajaran adalah pusat kepada latihan dan cara pembelajaran adalah pelbagaidan berbeza-beza (Pont, 1990). Melatih pekerja di dalam organisasi walaubagaimanapuntidak membawa maksud bahawa pekerja itu belajar. Sheal (1994) telah mendefinisikanpembelajaran seb agai proses mental dan fizikal yang m embawa k e arah peruba han di dala mtingkah laku seseorang pekerja itu.Bidang latihan adalah satu sektor yang berkembang dengan pesat dan keperluan dalamlatihan akan sentiasa wujud dalam setiap aspek kehidupan seseorang. Sikap majikanterhadap latihan telah berubah dan ramai majikan telab melihat bahawa latihan adalahpelaburan dan bukan nya lagi kos kepada mereka. B egitu juga sikap individu terhada pkemajuan diri sendiri dan individu mula menyedari bahawa kemajuan dan latihan adalahsatu proses sepanjang bayat. Pendekatan yang sistematik terhadap latihan adalah pentinguntuk latihan itu menjadi efektif. Sistem latihan telah mengalami evolusi dari masa kesemasa dan program latihan terbam muncul untuk memenuhi kehendak yang sentiasawujud. Pasaran untuk latiban menjadi sem akin besar dan sekarang latihan boleh didap atidari berhagai sumber. Bagi organisasi yang hesar, mereka menyediakan sendiri programlatihan untuk para pekerja mereka dan sesetengahnya bergahung untuk membentukkonsortium dalam memberi latihan. Kesemua penyedia latihan ini menawarkan pendekatanyang pelbagai yang mana setiap pendekatan akan disesuaikan dengan keperluan individudan organisasi. Di antara alasan-alasan untuk menyediakan dan memberi latihan adalahdisebabkan perubahan dalam pasaran tenaga huruh, prestasi yang semakin merosot,perubahan dalam proses kerja, kemasukan pekerja baru dan juga untuk memenuhikeperluan perundangan. (Nadler dan Nadler, 1989). Latihan adalah satu cara untukmemenuhi matlamat organisasi. Faktor ini telah diterapkan di dalam fungsi Iatihan agarselari dengan fungsi generatif dalam sesebuah organisasi dan dianggap sebagai satupelaburan. (Robinson, 1 985 ).


16/24

Dua kom ponen penting dalam pembangunan sumber manusia adalah latihan dan kemajuan.Perbezaan di antara kedua-dua komponen itu adalah latihan merujuk kepada ski1 'hands-on'manakala kemajuan dimajukan ke arah interpersonal dan ski1 membuat keputusan. (TanKwang How, 1995). Latihan mengundungi aktiviti-aktiviti yang dibentuk untukmemperbaiki prestasi individu manakala kemajuan melibatkan aktiviti yang dibentuk untukmenolong individu berubah dan bergerak sama dengan pergerakan organisasi itu sendiri.Survei yang telah dilakukan di United Kingdom dan Amerika Syarikat menunjukkanhampir kesemua organisasi terlibat dengan berbagai bentuk aktiviti kemajuan untuk parapengurusan (Constable, 198 8; Loo, 1991; Saari L. M., Johnson T.R., McLaughlin S.D., danFimm erle D.M. 1988). Walaup un 90% dari mereka telah menjalankan aktiviti untuk parapengumsan tetapi kebanyakan daripada latihan yang dijalankan berdasarkan daripadapendekatan tradisional dan mekanistik kepada pembelajaran dew asa yang dapa t dikesandari zaman Revolusi Industri (Anderson, 1994). Dalam pembentukan kurikulum, ahlipendidikan Am erika R aplh Tyler (1949, dalam Anderson, 1994) telah mencadangkan empatperingkat model yang mudah berpandukan kepada spesifikasi arahan objektif yang manatelah menjadi asas kepada apa yang dipanggil "pendekatan sistem" kepada latihan.Meng ikut B uckley dan Caple (1995), keputusan untuk menggunakan pendekatan sistematikkepada latihan dibuat bila sudah diyakini bahawa latihan adalah satu cara untuk mengatasiprestasi sem asa dan kemerosotan dalam prestasi. Di dalam kontek organisasi, salah satudaripada tujuan untuk menjalankan latihan ialah untuk mengatasi masalah kemerosotanprestasi. Oleh itu adalah satu langkah yang bersesuaian supaya pendekatan sistematikdigunakan supa ya latihan dapat dirancangkan berpandukan kepad a keperluan yang sebenar,dan dijalankan dengan menggunakan kaedah yang paling tepat dan dinilai dari pembahanyang dija ngk a dap at dilakukan melalui latihan.

Bagi sesebuah organisasi yang berjaya, latihan merupakan aktiviti pengurusan yang utamakerana latihan yang cekap, sistematik dan terancang akan menggerakkan pekerja untukmelakukan perkara, ca ra, masa dan kos yang betul. Pekerja yang cekap dan bijak dari segipengetahuan, kemahiran dan sikap adalah faktor utama kejayaan sesuatu pengurusan dalamsebuah organisasi. Untuk menguruskan sumber manusia, pendidikan, latihan danpemb angunan mesti dititikberatkan.

Latihan yang sistematik adalah knnci kepada kecekapan perkembangan perbelanjaan.Latih an adalah pend ekatan jangkapendek yang kerap diambil perhatian oleh sesebuahorganisasi bagi mempertingkatkan organisasi. Sering terjadi kos latihan lebih tinggiberbanding dengan hasil yang diharapkan. Terdapat empat peringkat latihan iaitu mengkajikeperluan latihan, merekabentuk latihan, melaksanakan latihan serta menilai keberkesananlatihan. Kebanyakan organisasi merencanakan program latihan atas kepercayaan bahawaIatihan dap at men gubat segala penyakit dalam organisasi. Mengenalpasti keperluan latihanadalah langkah utama dan terpenting dan ianya sering diabaikan tetapi ianya adalah satubentuk 'penilaian' awal bagi memastikan keberkesanan latihan. Analisis keperluan latihanmerupakan pengenalpastian masalah untuk tindakan yang sewajarnya. Di sini, selainmasalah sebenar diken alpasti, siapa di antara pekerja yang benar-benar m emerlukan latihandan apakah jenis latihan yang diperlukan bagi merapatkan jurang sebenar dan sepatutnya.


17/24

Pendahuluan

Analisis keperluan latihan dalam organisasi menjurus kepada penambahbaikan tiga tahapterpenting iaitu tahap organisasi, kerja dan individu. Tahap individu mendedahkankeperluan seseorang pekerja tentang batasan dari segi pengetahuan, kemahiran dan sikap.Untuk mengenalpasti AKL seseorang pekerja, terdapat beberapa teknik bagi mendapatkanmakluma tentang keperluan latihan seseorang pekerja. Kadangkala kesemua batasan AKLtadi boleh 'diubati' bukan dari segi latihan. Faktor persekitaran seperti pencemaran,kelemahan dari perancangan organisasi atau gaji yang rendah, cuti yang terhad atau bosanatau kurang motivasi boleh dilaksanakan dengan penguhahsuaian polisi. Beberapa teknikpengumpulan data untuk analisis keperluan latihan dikenalpasti dan di antara yangterpenting sering digunakan adalah soalan kaji selidik, temuduga lisan dengan pekerja,kumpulan berfokus, pemerhatian di tempat kerja, jawatankuasa penasihat, pusat penilaian,penilaian prestasi, ujian kemahiran, penilaian sikap dan teknik peristiwa yang kritis.(Frances dan R oland B ee, 1994; Kroehnert, 1 995 ; Ibrahim, 1996; Ma imuna h Ismail, 1990.).

1.2 K e n y a t a a n M a s a l a hKepentingan latihan dalam sesebuah organisasi tidak boleh dinafikan. Latihan selalunyadikaitkan dengan permasalahan prestasi pekerja samada sekarang atau mempunyai potensimenghadapi permasalahan akan datang. Objektif yang paling utama dalam sesuatu latihanialah untuk memperbaiki pencapaian oleh pekerja dan juga organisasi (Rummier, 1987).Adakalanya ses eora ng pekerja itu gagal memenuhi keperluan pencapaian dalam kerjanya.Terdapat berbagai teknik pengumpulan data untuk membuat analisis keperluan latihan.Kaedah yang sering digunakan untuk mengenalpasti keperluan Iatihan ialah: survei dansoalan kaji selidik, teknik kumpulan berfokus, teknik temuduga, pemerhatian di tempatkerja, teknik peritiwa yang kritis, analisis organisasi, analisis prestasi tugas, analisiskeperluan jawatan, teknik kumpulan nominal, teknik D IF (Dzflcult, Important, Frequency)(Ibrahim, 19 96) dan lain-lain. (Frances dan Roland Be e, 1994; Kroehnert, 1995 ; Maim unahIsmail, 1990). Kesemua teknik ini digunakan mengikut cara bagaimana sebuah organisasimenjalankan analisis keperluan latihan. Tidak semua organisasi menggunakan teknik dancara yang seragam. Kajian ini cuba mengkaji teknik AKL yang digunakan untukmemperolehi data dan maklumat yang konsisten agar reka bentuk latihan selari dengankeperluan Iatihan organisasi, tugas dan individu. Oleh itu, kajian ini cuba untuk melihatlima teknik pengum pulan d ata yang akan dibincangkan iaitu: soalan kaji selidik, temud ugadengan pekerja, kumpulan berfokus, pemerhatian di tempat kerja dan penilaian prestasi.Kajian ini juga akan cuba untuk melihat teknik mana yang paling kerap dan populardigunakan oleh organisasi dalam mengenalpasti keperluan latihan pekerja. Dalam pada itujuga kajian ini cuba untuk melihat bagaimana pengurus sumber manusia melihat latihansebagai herkepen tingan dalam kemajuan sesebuah organisasi.1.3 Objekt i f Kaj ian.Objektif umum kajian ini adalah untuk mengkaji penggunaan teknik pengumpulan dataAnalisis Keperlu an Latihan oleh pihak pengurusan sumber manusia.Secara khususnya kajian ini adalah bertujuan untuk mengenalpasti:I . penggunaan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan oleh pengurusansumber manusia.


18/24

11 . kesesuaian teknik pengu~npulnndata analisis keperlu;~n atihan berdasarkan kriteriapemilihan teknik AKL.iii. kesesuaian teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan mengikutklasifikasi kerja.iv. kesesuaian tekn ik pengumpulan data analisis keperluan latihan berdasarkanmatlamat pengurusan sumb er manusia.v. maklum at yang berkaitan dengan teknik pengumpulan data analisis keperluanlatihan.

1.4 Kepen t ingan Ka j ianKeperluan latihan adalah sebahagian daripada perancangan untuk perkembangan staf(Horner, 1995). Ianya tidak berakhir hanya deng an melalui pengumpulan dan analisis d atatetapi melewati sehingga ke fasa perancangan sesuatu program latihan dan memandu dala~npemilihan penyelesaian ke arah keperluan perkembangan staf. Dari segi prestasi dan ski1tugas, keperluan latihan akan mendedahkan jurang di antara apa yang pekerja lakukan danapa yang majikan jangkakan dari pekerja-pekerja mereka. Dengan kata lain, keperluanlatihan akan menghapuskan jurang di antara tahap prestasi dengan apa yang diharapkanoleh majikan. Walaupun analisis keperluan latihan sangat penting untuk dilakukan, namunmasih terdapat banyak organisasi masih menganggap AKL sesuatu yang tidak perlu danmembazir waktu dan tenaga (Ibrahim Mamat, 1996). Menurut Ibrahim lagi, untukmengelakkan pembaziran disebabkan program latihan yang disediakan tidak tepat dansesuai, pihak pengutusan perlu terlebih dahulu membuat satu analisis keperluan latihandengan ca ra sistematik dan tepat. OIeh itu hasil dapatan dari kajian ini diharapkan akandapat memberikan satu pandangan dalalnan kepada para pengurus sumber manusia dalamsesebuah organisasi dalam melihat kepada teknik pengumpulan data manakah yang palingpopular da n kerap digunakan dalam m enentukan analisis keperluan latihan.Di samping itu juga, daripada kajian ini, akan ada kajian susulan berkenaan teknikpengum pulan d ata di ma na diharapkan aga r Iatihan kepada para pekerja akan dilihat sebagaikeutamaan utama dan latihan tidak lagi dianggap sebagai liabiliti kepada organisasi.

1.5 Mode l Ke r an gka Konsep tua l Ka j ianKajian ini cuba untuk melihat dan mengenalpasti penggunaan teknik pengumpulan dataAnalisis Keperluan Latihan oleh puhak pengurusan sumber manusia. Pembolehubahbersandar dalam kajian ini ialah teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan yangmerangkumi lima teknik, iaitu soalan kaji selidik, temuduga dengan pekerja, kumpulanberfokus, pemerhatian di tempat kerja, dan penilaian prestasi. Pembolehubah bebas dalamkajian ini terdiri dari;

i. Dem ografi Respon den dan Organisasi,ii. Kriteria Pemilihan AK L,iii. Klasitikasi Kerja,iv. Matlamat Pengurusan Sumber Manusia, danv. Matlumat Berkaitan AKL


19/24

Kerangka model kajian ini boleh digambarkan seperti rajah di bawah

2.Penglibntm Pengurusw

Z.Data Kuantitif Untuk Analisis3.Maklumat T e v ri n ci4.Tnjuk Yang Kompleks d m SensitifS.Reris~oncc a i Pekeja6.Populasi yang dis as ak m7.Pengumpulan Dokumentasi

2,Jenis Teknik yang DiGunakan3.Alnsan Menggunakan Te h i kRerkaitan AKL 4.Pihak yang beRangguugjownbS . K e g u n m Laporan6,Kekuatan Teknik Pilihan7.Kelemnhan Teknik Pilihan8.Komen dun Cadangan

Rajah 1 . 1 : Model Kerangka Konseptual Kajian.

1.6 Persoalan KajianSecara khususnya, kajian ini cuba menjawab persoalan berikut:I . Apakah teknik pengutnpulan data analisis keperluan latihan yang paling sesuaidigunakan berdasarkan setiap kriteria pemilihan teknik AKL.


20/24

11. Ap akah teknik peng um pulan data analisis keperluan latihan yang paling sesuaidigunakan berdasarkan setiap klasifikasi kerja.iii. Ap akah teknik peng um pulan data analisis keperluan latihan yang paling sesuai

digunakan berdasarkan setiap matlamat pengurusan sumb er manusia.iv. Apakah mak lumat yang herkaitan dengan teknik pengumpulan data AKL.v. Adakah teknik-teknik yang digunakan adalah secara amnya seragaln di antarnsatu organisasi dengan organisasi yang lain.vi. Ad akah terdap at perhubungan yang signifikan di antara kriteria pemilihan tekn ikAK Ldenga n teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan secara soalan kaji

selidik.vii. Adak ah terdapat perhubungan yang signifikan di antara kriteria pemilihan teknikA K L den gan teknik pengum pulan data analisis keperluan latihan temud ugadengan pekerja.viii. Adakah terdap at perhubungan yang signifikan di antara kriteria pemilihan teknikAKL dengan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan melalui

kumpulan berfokus.ix. Adakah terdapat perhubungan yang signifikan di antara kriteria pemilihan teknikAKL dengan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan pemerhatiantempat kerja.x. Adak ah terdapat perhubungan yang signitikan di antara kriteria pemilihan teknikA K L dengan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan melaluipenilaian prestasi.

1.7 Definisi Istilah Konseptual1.7.1 LatihanLatihan, secara khusus, dapat didefinisi sebagai satu proses mengajar seseorang dalamsesuatu kemahiran y ang khusu s untuk kegunaan jangka pendek. Dalam konteks pengurusankakitangan organisasi, latihan bermakna usaha-usaha yang dijalankan untuk memperbaikikemahiran yang berkaitan dengan tugas seseorang pegawai supaya prestasi pegawai itumeningkat (Maimunah Ismail, 1990)1.7.2 Keperluan LatihanKeperluan latihan dapat didefinisikan sebagai satu kzperluan untuk penambahbaikanprestasi seseorang yang dapat dilakukan satu atau pelbagai bentuk latihan (Kroehnert, 1995)


21/24

Pendahuluan

1.7.3 Men genalpasti Keperluan LatihanIa adalah satu proses yang diperlukan untuk mengesan dan m enyatakan keperluan latihan diperingkat individu, tugas dan organisasi.1.7.4 Analisis Keperluan LatihanAnalisis keperluan latihan ialah satu proses yang berterusan untuk mengenalpastikakitangan yang memerlukan latihan serta bidang latihan yang diperlukan. Keperluan jugadapat diibaratkan sebagai keinginan yang belum dicapai. Keperluan merupakan satu jurangatau perbezaan yang wujud di antara ap a yang sebenarnya dengan apa yang sepatutnya.(Ibrahim Mamat, 1996,ms 119)1.7.5 MatlamatMatlamat ialah pernyataan tentang keputusan yang mesti dicapai. Matlamat menerangkan:I. keadaan yang akan wujud apabila keputusan yang diingini itu tercapai;11. suatu jangka masa ditetapkan untuk menyempurnakan hasil keputusan; dan..ni. sum ber yang d apat digunakan oleh organisasi untuk m encapai keputusan yangdiingini.Matlamat haruslah mencabar, tetapi dapat dicapai, dan ditentukan dengan penyertaandaripada me reka yang bertanggungjawab untuk mem enuhinya. Apabila m atlamat tersebutdicapai, matlamat baru dapat dibentuk supaya penekanan dapat diberikan untuk mencapaikeputusan yang diingini seterusnya (Maddux,1993, ms 13)1.7.6 Pengurusan Sum ber ManusiaPengurusan sum ber manusia merupakan suatu aktiviti dalam sesebuah organisasi sama adayang berorientasikan perniagaan atau perkhidmatan, besar atau kecil. Tujuan pengurusansumber manusia ialah memastikan bahawa manusia yang diambil bekerja oleh sesebuahorganisasi digunakan dengan cekap, dan mereka berupaya menjadi penyumbang kepadapencapaian matlam at organisasi (Maimunah Am inuddin, 1994).

1.8 Skop dan Limitasi KajianSampel untuk kajian ini adalah kecil dan responden adalah terdiri daripada peringkatpengurusan sumber manusia. Populasi untuk kajian ini terdiri daripada sampel yang diambildari sekitar bandaraya Kuching dan Lembah Kelang sahaja. Bandaraya Kuching danLembah Kelang dipilih sebagai sebahagian daripada sampel kajian adalah kerana di kedua-dua tempat ini terdapat banyak syarikat yang mempunyai jabatan sumber manusianyasendiri. Ini adalah disebabkan sifat kajian ini sendiri. Kajian ini hanya menfokuskan hanyakepada lima teknik utama yang biasa digunakan iaitu: soalan kaji selidik, temuduga denganpekerja, kumpulan berfokus, pemerhatian di tempat kerja dan penilaian prestasi. Kajian inimemerlukan seorang responden dari satu organisasi. Masalah masa dan kewanganmenghalang pengkaji untuk mendapatkan sampel yang lebih besar lagi. Kurangnyakerjasama dari responden menyebabkan sampel kajian ini kecil. Ini adalah kerana adaterdapat pengurus sum ber manusia yang enggan m enjawab soalan ini. Oleh yang dem ikian,


22/24

hasil dapatan yang diperolehi daripada kajian ini tidak boleh digenel-alisasikan untukrneliputi keseluruhan Malaysia.

1.9 KesimpulanDi dalam bab ini perbincangan adalah ~neliputipengenalan, kenyataan masalah, abjektifkajian, persoalan kajian, kepentingan kajian, kerangka konseptual kajian, definisi istilahoperasional, skop dan limitasi kajian. D a h bab yang berikutnya, pengkaji akanmernbincangkan literatur berkenaan dengan analisis keperluan latihan, teknik-teknikpengumpulan data serta kajian-kajian yang berkaitan dengan latihan oleh pihak pengurusansum ber manusia.


23/24

Kajian Penulisan Semula

BAB DUAKAJIAN PENULISAN SEM ULA

2.0 Pengena lanBab ini akan membincang dan menghuraikan pendapat beberapa pengkaji lepas berkaitandengan latihan dan kepentingan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan.2.1 K o n se p L a t i h a n D a l a m P e mb a n g u n a n S u m b e r M a n u si aPersekitaran kerja berubah seiring dengan perubahan teknologi, idea dan cara melakukansesuatu perkara, Iatihan dilihat sebagai satu aspek dalama n sesebuah organisasi untuk teru sherfungsi dalam suasana perniagaan yang begitu sengit. Kajian-kajian penulisan tentanglatihan menunjukkan bahawa program latihan adalah sebahagian daripada penyelesaiankepada situasi bermasalah di dalam organisasi. Apabila sesebuah organisasi menghadapimasalah samada masalah dalam latihan ataupun masalah perancangan organisasi, masalah-masalah itu hanyalah sebagai satu petanda kepada masalah yang lebih besar lagi.Sehinggalah masalah ini dapat dikaji dengan lebih mendalam lagi, segala usaha untukmencari penyelesaian adalah usaha yang mahal dan sia-sia. Penilaian keperluan latihanselalu terlepas dari pemerhatian sebagai langkah pertama dalam proses penambahbaikanpencapaian. Keperluan bukanlah kehendak ataupun keinginan. Keperluan adalah jurang diantara "a pa" dan "apa yang sepatutnya" (Swist 199 7, Ibrahim, 1996). Penilaian keperluanlatihan adalah digunakan untuk mengenalpasti jurang dan memikirkan bahawa masalah itudapat diselesaikan melalui latihan. Penilaian adalah sebahagian daripada prosesperancangan yang memfokuskan kepada mengenalpasti dan menyelesaikan masalahprestasi dan penca paian. Sec ara ringkasnya, Ibrahim (1998, m.s. 120 ) telah menyim pulkanbahawa

Keperluan Latihan = Jurang Prestasi Pe kerja + Peluang (Rancangan M asa D epan)Pembangunan sumber manusia boleh mengambil dalam berbagai-bagai bentuk. Nadler danNadler (1986) menerangkan bahawa pembangunan sumber manusia holeh ditafsirkansebagai latihan apabila objektif utama pembangunan sumber manusia adalah untukmemperbaiki prestasi kerja semasa. Mengikut Brinkerhoff (19941, walau apa bentuksekalipun samada latihan, pendidikan dan gabungan daripada kedua-duanya, semua sumbermanusia adalah dalam bentuk yang sama di mana latihan dijalankan bukan hanya semata-mata untuk latihan sahaja tetapi demi untuk kebaikan organisasi itu sendiri. Objektif sumberlnanusia adalah jelas pada contoh program latihan di mana para pekerja akan disediaka ndengan berbagai bentuk latihan dan melalui latihan tersebut, para pekerja akan mendapatpengetahuan, ski1 dan sikap yang baru. Apabila mereka kembali ke tempat kerja mereka,mereka menggunakan segala pengetahuan, ski1 dan sikap baru mereka itu demi untukkemajuan dan kehaika n organisasi mereka2.2 Kep ent ingan da n Keb aikan Lat ihan .Latihan adalah salah satu fungsi organisasi dan wujud demi untuk mencapai tujuan danobjektif ol-ganisasi cersebut. Kepentingen latihall telah dikenalpasti sebagai penting kerana


24/24

sumbangannya yang menjadikan organisasi itu menjadi semakin cekap. Organisilsi kinitelah mula menyedari kepentingan dan nilai pelaburan latihan yang mencukupi dankonsisten. Latihan bertujuan untuk menyediakan pengetahuan, skil, dan sikap yangdiperlukan semasa menjalankan tugas-tugas yang spesifik (Buckley dan Caple, 1995).Perubahan yang dibawa oleh latihan hampir dengan segera dapat dilihat selepas parapekerja menjalani latihanLatihan tidak hanya membuat seseorang itu produktif, tetapi memberi peluang kepadapekerja untuk m enjadi lebih produktif. (Sibthrope, 1994). Dari pandangan organisas i,kebaikan latihan adalah lnembantu organisasi untuk mencapai objektifnya, meningkatkanproduktiviti dengan pengurangan pembaziran, jumlah kemalangan yang menurun, jumlahketidakhadiran herke rja yang menurun, kadar pemberhentian kerja yang rendah danpeningkatan kepuasan pengguna. (B uck ley dan Cap le, 1995. dan Brookes. 1995). Kebaikanlatihan kepada individu pula, para pekerja memperolehi kepuasan kerja yang intrinsik atauekstrinsik.(Buckley dan Caple, 1995) Ini adalah kerana latihan membuat para pekerjaberasa lebih yakin dengan kebolehan yang mereka ada dan memberi kepuasan peribadi.Selain daripada kebaikan kepada organisasi dan individu, kebaikan kepada kepadaorganisasi dapat dilihat pada tiga aspek: kebaikan kepada tugas ( task) ,kepada kumpulan,dan kepada individu. Sibthrope (1994) menerangkan kebaikan Iatihan kepada tugas dengancara latihan menyediakan skil kepada pekerja untuk melakukan tugas; membolehkanperniagaan berubah dengan perubahan keperluan dan keadaan; meninggikan produktivitikerja. Kebaikan latihan kepada kumpulan pula, Sibthrope (1994) menegaskan bahawalatihan diperlukan untuk melatih pekerja baru dengan harapan pandangan dan maklumatdapat dikongs i sesam a pekerja.

2.3 Pendekatan Latihan Yang Sistematik.Langkah pertama dalam pendekatan sistematik ke arah latihan ialah dengan mengenalpastikeperluan latihan (Buckley dan Caple, 1995). Keperluan latihan dikatakan wujud padasuatu masa apabila keadaan sebenar berbew dnripada yang sepatutnya dari segi prestasikerja anggota organisasi; atau lebih tepat lagi, apabila perubahan dari segi pengetahuan,kemahiran atau sikap yang ada sekarang dapat menghasilkan prestasi yang diingini(Raduw an, 1986). Men gikut pendapat Buckley dan Caple (199 6), mengenalpasti keperluanlatihan adalah untuk menunjukkan ketidaksesuaian di antara permintaan pekerja danpemilikan pengetahuan, kemahiran sedia ada, sikap dan pengalaman seseorang bakalpekerja.Untuk memastikan segala sumber digunakan, organisasi perlu merancang latihan merekadengan sistematik (Bambrough, 1993). Pendekatan latihan yang sistematik dapatdigambarkan sebagai perhubungan logikal di antara perhubungan yang berterusan di dalampusingan latihan. (Buckley dan Cap le, 1996; Brook es, 1995; Goldstein, 1993). Men gikutmereka, pendekatan tersebut mengandungi empat aktiviti penting yang asas yangdiperlukan dalam proses latihan. Empat aktiviti penting yang asas adalah:i. Mengenalpasti Keperluan Latihan iaitu jurang di antara apa yang diharapkandengan apa yang dimiliki oleh oleh seseorang pekerja dalam pengetahuan, skil,

Sarimah Bte Aman Shah

Documents

Transcript of Sarimah Bte Aman Shah