Post on 08-Jun-2015
description
ABU BAKAR BIN MOHD HUSAINKAUNSELOR
CR 01068
“SATU PROSES PERTUKARAN MAKLUMAT DAN IDEA DI ANTARA DUA ATAU LEBIH
MANUSIA UNTUK MENGHASILKAN TINDAKBALAS
YANG DIHARAPKAN”
“PENGHANTARAN MAKLUMAT DAN KEFAHAMAN DARI SESEORANG KEPADA SESEORANG YANG LAIN MELALUI CARA YANG BERKESAN”
“PROSES MEMINDAHKAN IDEA/ FIKIRAN/PERASAAN DAN MAKLUMAT”
Sambungan……
TUJUAN KOMUNIKASI
Untuk Memberitahu- tumpukan kandungan yang bernas dan logik, soal dasar
disiplin. - “Sila hantar Lapuran Prestasi kepada Pejabat
Pentadbiran sebelum 20 Januari, 2006”
Untuk Menghibur/Mententeramkan Khalayak/Organisasi
- sebelum jamuan, keramaian, ada unsur light & easy- “Hadirin dijemput menikmati hidangan yang
disediakan”- “Keadaan masih terkawal, proses pemindahan rakyat
Malaysia akan dilaksanakan sekiranya perlu”.
Untuk Mencapai Hasrat (Perundingan)
- bersetuju/tidak bersetuju/puas hati dsbg.
“Kita memang berpuas hati dengan kata sepakat yang dipersetujui.”
Untuk Mempengaruhi- mengubah sikap, ambil tindakan – menyakinkan kelebihan, akibat, untuk merangsang, kempen, dll.
“Jagalah jantung anda! 50,000 rakyat Malaysia mati setiap tahun akibat serangan jantung”. “TAK NAK ROKOK”
Kepentingan Komunikasi
Sekiranya komunikasi anda berkesan:
memperoleh status dalam kerjaya; diberi pengiktirafan/respect; senang mengurus orang lain; menyebar ilmu.
AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI
PENGIRIM Seseorang yang mempunyai maklumat, keinginan dan
tujuan bagi menyampaikannya kepada orang lain
PENGKODAN (ENCODES) Pengirim menukar maklumat menjadi satu siri simbol
(perkataan, tulisan, isyarat, gerak badan)
MESEJ Kandungan maklumat (tersurat/tersirat) yang ingin
disampaikan dan yang diterima
SALURAN Kaedah penghantaran yang digunakan seperti memo, surat,
telefon, bersemuka, mesyuarat
AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI
PENERIMA Orang yang ditujukan simbol oleh pengirim dan
menerima simbol berkenaan
PENTERJEMAH KOD (DECODES) Mentafsir simbol, menterjemahkannya menjadi
maklumat dan kemudian memahami mesej
MAKLUMBALAS Reaksi penerima terhadap mesej yang diperolehi
GANGGUAN Penerima tidak dapat menerima maklumat dengan
jelas atau tepat sebagaimana yang disampaikan oleh penyampai.
HalanganHalangan
MenghantarMenghantar
MesejMesejMesejMesej
MaklumbalasMaklumbalasMaklumbalasMaklumbalas
PenyampaPenyampaiiPenyampaPenyampaii
PenerimaPenerimaPenerimaPenerima
HalanganHalangan
MenghantarMenghantar
MesejMesejMesejMesej
MaklumbalasMaklumbalasMaklumbalasMaklumbalas
PenerimaPenerimaPenerimaPenerima
PENGIRIM
MESEJ DIHASRAT
MESEJDI
ENCODES
SIMBOL DIHANTAR
MAKLUMBALASDIPERIKSA
PENERIMA
MESEJDITAFSIR
SIMBOLDI
DECODES
SIMBOL DITERIMA
MAKLUMBALAS DIHANTAR
GANGGUAN
SALURANKOMUNIKASI
JENIS KOMUNIKASI
SEHALAPengirim berkomunikasi tanpa memerlukan
maklumbalas penerimaMemerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima
DUA HALAPenerima memberikan maklumbalas pada pengirimMembolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya
jika mesej yang diterima kurang tepatMembolehkan penerima lebih yakin untuk mengambil
tindakan yang betul
BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI
BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI
MENGGUNAKAN PERKATAAN (VERBAL)/LISAN
TANPA MENGGUNAKAN PERKATAAN (NON-VERBAL)
CAMPURAN- TANPA MENGGUNAKAN PERKATAAN DAN MENGGUNAKAN PERKATAAN (NON-VERBAL DAN VERBAL)
• Satu proses Komunikasi yang melibatkan Satu proses Komunikasi yang melibatkan SuaraSuara..
• Menitikberatkan kepada:Menitikberatkan kepada:
– Nada SuaraNada Suara
– Bahasa yang digunakanBahasa yang digunakan
– Kefasihan SebutanKefasihan Sebutan
– Kelancaran perkataan yang digunakan.Kelancaran perkataan yang digunakan.
• Setiap perkataan yang diucapkan hendaklah Setiap perkataan yang diucapkan hendaklah selari/sejajar dengan pergerakan anggota selari/sejajar dengan pergerakan anggota badan, memek muka dan gerak mata.badan, memek muka dan gerak mata.
KOMUNIKASI LISANKOMUNIKASI LISAN
PROSES KOMUNIKASI BUKAN LISANPROSES KOMUNIKASI BUKAN LISAN
• BERTULIS BERTULIS
• BERCETAKBERCETAK
• PENGGUNAAN ISYARAT/SYMBOLPENGGUNAAN ISYARAT/SYMBOL
• PERGERAKAN ANGGOTA BADANPERGERAKAN ANGGOTA BADAN
KOMUNIKASI BUKAN LISAN
POSTURE – cara duduk, berdiri, lentok badan
GESTURE – isyarat tangan, mata, angkat bahu, memek muka
PROXIMITY – jarak, kedekatanSUARA – tinggi, rendahAPPEARANCE – kekemasan, cara
berpakaian, jenis pakaianMASA – cepat, lambat
KOMUNIKASI KE BAWAH (Downward
Communication)
KOMUNIKASI KE ATAS (Upward
Communication)
KOMUNIKASI MENDATAR
(Lateral Communication)
Bentuk Autoritatif (kuasa dan autoriti)
TujuanMemberi arahan
Memaklumkan peraturanMeminta maklumat
KebaikanTugas cepat dilaksana
Berkesan dalam suasana kritikal
Pelaku
Superior menghantar mesej
kepada subordinat
KekuranganRasional mungkin
tidak difahamiMotivasi staf
mungkin terjejas
PelakuSubordinat menghantar mesej kepada superior
Bentuk Demokratik dan konsultatif
(penyertaan)
TujuanMemberi maklumbalasMengemukakan idea
Menyampaikan hasrat
KebaikanPrestasi subordinat
Diketahui.Tindakan pembetulan Dilakukan Penambahbaikan
dirancang
KekuranganMaklumat bersifat selektifTidak digemari superiorKurang diberi perhatian
PelakuMesej disampaikan antara bahagian/unit/seksyen/rakan sekerja
Bentuk Selari dan dua hala
TujuanMembentuk kerjasamaMemupuk semangat
berpasukanKebaikan
Mempercepat aliran Maklumat Meningkatkan
kordinasi
KekuranganSukar untuk dicapai
Hanya berkesan jika semua pihak mendapat faedah
Boleh saya jelaskan
sesuatu?
• Menggalakkan staf memberi idea• Bersedia mendengar• Reaksi yang positif• Memaklumkan staf perkembangan semasa dalam jabatan• Beri pujian/teguran yang wajar kepada staf• Menjelaskan rasional tindakannya• Memaklumkan pengurusan atasan mengenai sumbangan stafnya
PENGURUS DAN KOMUNIKASI Silakan
JARAK FIZIKAL
BAHASA(SEMANTIK)
EGO TAFSIRAN
SALURANTIDAK TEPATSENDER RECEIVER
PREJUDIS& EMOSI KURANG
KEMAHIRAN
HALANGAN KOMUNIKASI DI KALANGAN SUBORDINAT
BIMBANG – bos marahTAKUT – bos black-list jika banyak
cakapANGGAPAN – bos yang dapat kredit PERCAYA – bos sibuk dan tiada
masaPREJUDIS – bos ada ‘anak emas’
MENGAMALKAN DASAR ‘PINTU TERBUKA’ MENDAPATKAN MAKLUMBALAS TELITI MAKLUMAT DARI SEMUA PIHAK GALAKKAN SUBORDINAT BERI PENDAPAT AKUI DAN HARGAI PANDANGAN SUBORDINAT MENJADI PENDENGAR YANG BAIK
KENAPA KITA TIDAK MENDENGARDENGAN BAIK?
1. Kita fikir kita ada sesuatu yang lebih baik
untuk diperkatakan2. Kita tidak sedar faedah mendengar3. Kita fikir kita tahu apa yang akan diperkatakan4. Terlalu banyak halangan5. Kita tidak suka si penyampai mahupun mesejnya6. Fikiran kita tertutup7. Kita hanya hendak dengar apa yang kita hendak
dengar8. Kita cepat membuat kesimpulan9. Kita biarkan fikiran kita melayang10. Kita dengar hanya untuk membolehkan kita
menyampuk percakapan
TEKNIK MENDENGAR
Memandang kepada penyampaiTanya untuk mendapat keterangan jika
kurang jelasJangan buat penyampai bercakap
tergesa-gesaBeri perhatian rapi kepada mesej yang
disampaikanJangan ganggu penyampaiJangan tukar tajuk sewaktu penyampai
mengemukakan pandangannya
Biar orang yang bercakap habis Biar orang yang bercakap habis bercakap sebelum anda menjawabbercakap sebelum anda menjawab
Cuba hapuskan gangguan luar Cuba hapuskan gangguan luar semasa perbualansemasa perbualan
Tumpukan perhatian kepada apa Tumpukan perhatian kepada apa yang dikatakan oleh orang yang yang dikatakan oleh orang yang bercakapbercakap
Angguk kepala anda sekali-sekala Angguk kepala anda sekali-sekala untuk menunjukkan anda sedang untuk menunjukkan anda sedang mendengarmendengar
Biar orang yang bercakap habis Biar orang yang bercakap habis bercakap sebelum anda menjawabbercakap sebelum anda menjawab
Cuba hapuskan gangguan luar Cuba hapuskan gangguan luar semasa perbualansemasa perbualan
Tumpukan perhatian kepada apa Tumpukan perhatian kepada apa yang dikatakan oleh orang yang yang dikatakan oleh orang yang bercakapbercakap
Angguk kepala anda sekali-sekala Angguk kepala anda sekali-sekala untuk menunjukkan anda sedang untuk menunjukkan anda sedang mendengarmendengar
KEMAHIRAN MENDENGARKEMAHIRAN MENDENGARKEMAHIRAN MENDENGARKEMAHIRAN MENDENGAR
““Orang yang mampu mendengar Orang yang mampu mendengar dengan tenang dan sabar ialah dengan tenang dan sabar ialah orang yang sering menambah orang yang sering menambah
maklumat,idea dan ilmu maklumat,idea dan ilmu pengetahuan.”pengetahuan.”
“Setiap manusia dijadikan dengan dua mata,Setiap manusia dijadikan dengan dua mata,
dua telinga dan satu mulut supaya mereka dua telinga dan satu mulut supaya mereka
lebih banyak melihat dan mendengar daripadalebih banyak melihat dan mendengar daripada
banyak bercakap”banyak bercakap”
PETUA KOMUNIKASI BERKESAN(FORMULA 7K)
1. KEPERCAYAANPenyampai perlu memperolehi
kepercayaan dari pendengar dan pendengar perlu bersikap positif
2. KEBENARANMesej hendaklah mempunyai kebenaran/kesahihan
3. KEFAHAMANKandungan mesej hendaklahdifahami selaras dengan hasrat penyampai
4. KEJELASANPilihan kata-kata dan simbol
yang tepat, mudah dan tidak mengelirukan untuk mempastikan kejelasan mesej
5. KEUPAYAAN Penyampai perlu memahami
keupayaan pendengar untuk memahami mesej
6. KAEDAHPemilihan wacana (medium)
komunikasi hendaklah sesuai dengan tujuan mesej dan juga sasarannya
7. KESINAMBUNGANIdea hendaklah ada kaitan dan urutan antarasatu sama lain
Faktor-faktor Mempengaruhi Keberkesanan Komunikasi
• Perbezaan latarbelakang dan pengalaman- Suku bangsa, bahasa, tahap pendidikan,
pengetahuan kemahiran
• Perhatian Terhad- memilih mesej yang disukai atau sesuai
• Prasangka/prejudis/tanggapan awal- mesej diterima ditafsir mengikut kehendak sendiri
• Faktor situasi - Rasa tidak selamat, kebisingan, marah, takut
• Perasaan dan emosi- mesej yang diterima akan ditafsir mengikut perasaan dan emosi
CARA KOMUNIKASI RASULULLAH SAW
‘Aisyah Ummul Mukminin RA menceritakan:“Rasulullah saw tidak berbicara cepat sebagaimana anda. Tetapi Baginda berbicara dengan kata2 yang jelas dan tegas. Orang duduk bersamanya akan dapat menghafal (kata-katanya)” (At Termizi)
Baginda berkomunikasi:- jika perlu lebih banyak diam bicaranya padat dengan makna dan jelas tidak kasar dan tidak ada nada menghina nikmat Allaah Taala dibesarkan walaupun sedikit.
Peribahasa Melayu
‘Sebab pulut santan binasa, sebab mulut badan binasa’
‘Cakap siang pandang-pandang, cakap malam dengar-dengar’
‘Seperti anjing menyalak bukit’
4 KATEGORI MANUSIA4 KATEGORI MANUSIA
• PANDAI BERCAKAP, SUKA BEKERJA; Contoh dan Buat.
• PANDAI BEKERJA, TAK PANDAI BERCAKAP; Tahu dan Usaha Sendiri.
• PANDAI BERCAKAP, TAK PANDAI BEKERJA; Suka menyalahkan orang lain untuk mengatasi kelemahan diri/mengaburi orang lain.
• TAK PANDAI BERCAKAP, TAK SUKA BEKERJA; Merugikan Masyarakat dan Kerajaan, Tidak Amanah.
• PANDAI BERCAKAP, SUKA BEKERJA; Contoh dan Buat.
• PANDAI BEKERJA, TAK PANDAI BERCAKAP; Tahu dan Usaha Sendiri.
• PANDAI BERCAKAP, TAK PANDAI BEKERJA; Suka menyalahkan orang lain untuk mengatasi kelemahan diri/mengaburi orang lain.
• TAK PANDAI BERCAKAP, TAK SUKA BEKERJA; Merugikan Masyarakat dan Kerajaan, Tidak Amanah.
Komunikasi yang berkesan akan dapatmengubah cara seseorang berfikir,
seterusnya boleh mengubah perilakunya
kepada yang dikehendaki.
Komunikasi yang berkesan perlu disampaikan dengan akhlak
yang baik.
Komunikasi yang berkesan bukan setakat untuk memberi maklumat,
tetapi untuk bertindak dan berubah.