LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM PERPUSTAKAAN UTMPERPUSTAKAAN UTM

KETUA JURUAUDIT DALAMKETUA JURUAUDIT DALAM J ( J (S lS l ))30 Jun 2015 (30 Jun 2015 (SelasaSelasa))

Zaleha Atan

PELAKSANAAN PROGRAM AUDIT DALAMPELAKSANAAN PROGRAM AUDIT DALAM

Pembukaan Audit Dalam 15 Jun 2015 (Isnin)Pembukaan Audit Dalam : 15 Jun 2015 (Isnin)

Proses Pengauditan : 15-23 Jun 2015 (Selasa – Selasa)

Pengauditan di PUTMKL : 16 dan 17 Jun 2015 (Selasa dan Rabu)

Penyediaan Laporan Audit Dalam : 24-25 Jun 2015 (Rabu – Khamis)

Mesyuarat Penutup Audit Dalam 30 Jun 2015 (Selasa)Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 30 Jun 2015 (Selasa)

Follow-up Audit Dalam : 30 Julai 2015 (Khamis)

JUMLAH PROSEDUR DIAUDIT2014 & 2015

5%

PERBANDINGAN NCR & OFI 2014 & 20152014 & 2015

28%12.5%

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM KESELURUHAN : NCR

Elemen = 6 Isu = 7

ELEMEN

134%

133%

133%

BRM WP BPMP

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM KESELURUHAN : OFI MENGIKUT KESELURUHAN : OFI MENGIKUT

PECAHAN CAWANGAN

NCR MENGIKUT BAHAGIANNCR MENGIKUT BAHAGIAN

OFI MENGIKUT BAHAGIAN

HASIL DAPATAN : ELEMEN

El K t NCR OFIElemen Keterangan NCR OFI

4.2.3 Kawalan dokumen 1 ‐

4.2.3 (b) Kawalan dokumen: menyemak dan mengemas kini menurutkeperluan dan bagi meluluskan semula dokumen

‐ 17keperluan dan bagi meluluskan semula dokumen

4.2.4 Kawalan rekod 1 15

5.4.1 Objektif kualiti 1 5

6 2 2 K i l ih d k d 36.2.2 Kompetensi,  latihan dan kesedaran ‐ 3

6.3 Prasarana ‐ 2

6.4 Persekitaran kerja 1 ‐

7.1 Perancangan penghasilan produk ‐ 1

7.2.3 Komunikasi pelanggan ‐ 3

7.4.1 Proses pembelian ‐ 2

7.4.2 (a) Maklumat pembelian ‐ 1

7.5.1 Kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan ‐ 3

7.5.1 (b) Adanya arahan kerja, jika perlu ‐ 1

HASIL DAPATAN : ELEMEN

Elemen Keterangan NCR OFI

7.5.1 (d) Adanya serta penggunaan peralatan pemantauan danpengukuran

‐ 1

7 5 1 ( ) P l k t d k 17.5.1 (e) Pelaksanaan pemantauan dan pengukuran 1

7.5.2 Pengesahan proses bagi pengeluaran & penyediaanPerkhidmatan

1 1

7 5 3 Pengenalpastiaan dan kebolehkesanan ‐ 47.5.3 Pengenalpastiaan dan kebolehkesanan ‐ 4

8.2.3  Pemantauan dan pengukuran proses 2 4

8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk ‐ 2

8 4 Analisis data 68.4 Analisis data ‐ 6

8.5.1 Penambahbaikan berterusan ‐ 2

8.5.2 Tindakan pembetulan ‐ 1

8 5 2 (f) S k k b k ti d k b t l di bil 18.5.2 (f) Semakan keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil ‐ 1

8.5.3 (c) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan ‐ 2

JUMLAH 7 78

NCR (ELEMEN 6 ISU 7) OFI (ELEMEN 18 ISU 78)NCR (ELEMEN = 6 ; ISU = 7) OFI (ELEMEN = 18 ; ISU = 78)

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Audit Dalam - 2

Prosedur Outsourcing Perpustakaan - 1g p

Prosedur Tindakan Pembetulan - 2

Prosedur Tindakan Pencegahan 1 2

Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan 1 1

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Latihan - 3

Prosedur Penyenggaraan Bangunan PerpustakaanUTM

- 3

Prosedur Mengurus Perolehan Bekalan dan4

Perkhidmatan- 4

Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR 1 1

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas - 5

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan - 2g j

Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku - 3Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku 3

Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan - 1

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan5

y gg pPerkomputeran

- 5

Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT - 2

Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar

- 2

Prosedur Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan danAlat Media

- 2

Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media 2

g JElektronik

- 2

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Pengendalian Insentif PenerbitanUniversiti - 3

Prosedur Pengurusan Bengkel KemahiranPencarian Maklumat Penyelidikan - 4

Prosedur Perkhidmatan Bantuan Maklumat MelaluiPangkalan Data - 4

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran PencarianMaklumat 1 4

Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan - 1

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (Permohonan) - 4

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (Pembekalan) - 3

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

P d P B 2Prosedur Penyenggaraan Bangunan - 2

Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan

- 3Perpustakaan

Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku - 3

Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan BahanProsedur Mengurus Pembelian Buku dan BahanPandang Dengar

1 1

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran PencarianMaklumat

- 1Maklumat

HASIL DAPATAN : PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library 1

g yLoan (Pembekalan)

- 1

Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - 1

Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 -

Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan11 -

TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT

NCR NCR dandan OFI OFI dikeluarkandikeluarkan oleholeh JuruauditJuruaudit DalamDalamJJdengandengan mengunakanmengunakan BorangBorang PermintaanPermintaanTindakanTindakan PembetulanPembetulan ((PSZ 27.6(a)(Pin. 1/2014)))(( ( )( / )))

RUMUSAN : NCR

1 Penggunaan prosedur lupus serta perbezaan versi bagi wakil pengurusan dan pemilik

Elemen 4.2.3 4.2.4 5,4,1 6.4 7.5.3 8.2.3

Jumlah 1 1 1 1 1 2

1. Penggunaan prosedur lupus serta perbezaan versi bagi wakil pengurusan dan pemilikproses.

2. Pengawalan rekod borang HIRARC tahun 2013 tidak dikawal dengan baik dan teguranNCR 2014 tidak diambil tindakan. 

3. Tindakan OFI 2014 tidak diambil tindakan.

4.   Kawasan persekitaran kerja Bahagian Katalog tidak kondusif, di mana terdapatanggaran 5000 judul yang masih belum diletakkan tag RFID sepertimana keperluanklausa 6.4.

5.   Rak Bahan Media cakera padat di Kaunter Sirkulasi tidak dilabel.

6. Proses penyusunan bahan di rak mengambil masa lama hampir sebulan.6.   Proses penyusunan bahan di rak mengambil masa lama hampir sebulan.

7.   Kod warna penanda buku bagi lokasi tidak digunakan semasa proses aksesan.

RUMUSAN : OFIElemen 4.2.3  4.2.4 5.4.1 6.2.2 6.3 7.1 7.2.3 7.4.1

(b)

Jumlah 17 15 5 3 2 1 3 2

1 Tahap pendokumentasi SPK kurang difahami bagi pengawalan proses seperti aktiviti1. Tahap pendokumentasi SPK  kurang difahami bagi pengawalan proses seperti aktivitidibuat tetapi tidak didokumenkan; aktiviti ada tapi tidak terperinci; skop, terminologikurang jelas.

2. Kawalan kepada rekod masih tidak berkesan.

3. Objektif kualiti perlu dilihat semula dari segi pelaporan dan penetapan objektif kualiti.

4. Tiada latihan berterusan untuk peningkatan kompetensi staf.

5. Prasarana tidak mencukupi dan diselenggara dengan baik.

6. Modul Bengkel Pencarian Maklumat tidak terkini.

7. Komunikasi kepada pelanggan kurang berkesan,p p gg g ,

8. Kaedah Pelaporan Prestasi Pembekal tidak seragam.

Elemen 7.4.2 (a)

7.5.1 7.5.1(b)

7.5.1 (d)

7.5.1(e)

Jumlah 1 3 1 1 1

7.5.2 7.5.3

1 1

9. Tiada penetapan keperluan  statistik  bagi langganan Pangkalan Data baru dan sedia ada.

10. Kawalan, pengeluaran dan penyediaan  perkhidmatan kurang berkesan.

11. Tiada pengesahan Jadual Kadar Berbayar ILL yang digunakan dalam pembekalan artikel kepada pemohon.

12. Kaedah perlabelan tidak berkesan.

RUMUSAN : OFI

8.5.1 8.5.2 8.5.2 (f)

8.5.3   ( c)

Total8.2.3 8.2.4 8.4Elemen

2 1 1 2 78

13. Kaedah pemantauan dan pengawalan proses kurang berkesan.

4 2 6Jumlah

14.  Pemantauan dan pengukuran produk bagi bahan ILL dan akses sistem Perpustakaan Digital tidakdilaksanakan.

15 Analisa data tidak menyeluruh15. Analisa data tidak menyeluruh.

16. Penambahbaikan berterusan bagi perlaksanaan Kelas Kemahiran Lanjutan perlu dilaksanakanmengikut keperluan pengguna. 

17. Penambahbaikan berterusan bagi hasil analisa data sistem pengurusan Bahagian Automasi perludiperluaskan kepada bahagian‐bahagian lain yang berkaitan.

18 Tindakan Pembetulan tidak dilaksanakan dengan berkesan18. Tindakan Pembetulan tidak dilaksanakan dengan berkesan.

19. Tiada Tindakan Pencegahan ke atas latihan Fire Drill dan Peti Pertolongan Cemas.

CADANGAN1. Perlantikan semula Juruaudit Dalam Perpustakaan UTM yang 

sedia. Berdasarkan rekod perlantikan terakhir adalah padatahun 2010.

2. Perlantikan tambahan Juruaudit Dalam yang baharu adatermasuk Pustakawan PSZKL memandangkan terdapattermasuk Pustakawan PSZKL memandangkan terdapatpertambahan prosedur seperti berikut:

3. Menyediakan latihan intensif secara `hands on’ kepadapemilik proses baharu dan juga sedia ada bagi memantapkank f h t h d d i ikefahaman terhadap pengurusan prosedur masing‐masing.

ContohContoh::

‐ Kawalan rekod (cop CONTROLLED pada dokumen sokongan)‐ Kawalan rekod (cop CONTROLLED pada dokumen sokongan)

‐ Penggunaan borang (Borang Tindakan Pembetulan, BorangLog Tindakan Pembetulan)

‐ Percanggahan di antara aktiviti yang dilaksanakan denganprosedur yang didokumenkan.

4 T j b ilik t k b i k4. Tanggungjawab pemilik proses untuk memberi penekananyang serius terhadap penyelesaian tindakan susulan NCR danOFI mengikut tempoh yang ditetapkan.

KESIMPULANKESIMPULAN

K B h i l b i h i Ketua Bahagian perlu memberi perhatian serius terhadap aktiviti yang tak akur (NCR) dan kti iti d k h k tid k t haktiviti yang cenderung ke arah ketidakpatuhan.

K B h i l b i l bih h i Ketua Bahagian perlu memberi lebih perhatian terhadap kawalan dokumen, kawalan rekod bagi aktiviti proses dan analisa dataaktiviti proses dan analisa data.

PENUTUP

Walau bagaimanapun, Perpustakaan UTMtelah melaksana dan mengekalkan SPKtelah melaksana dan mengekalkan SPKserta sentiasa berusaha melaksanakanpenambahbaikan berterusan bagi aktivitipenambahbaikan berterusan bagi aktivitiyang terlibat secara langsung denganperkhidmatan dan penghasilan produkperkhidmatan dan penghasilan produk