Pengurusan MajliS DAN PROTOKOL

Oleh:

Norti Hj Sirin Penolong Pendaftar Kanan

Bahagian Perhubungan Korporat

UNGKAPAN BESTARI

Quality people Create Quality Organization

Quality means doing it right when no

one is looking

PERSEDIAAN MENGENDALIKAN MAJLIS:

Anda dikehendaki menganjurkan Majlis Di UMS. Sila kemukakan persediaan bagi menganjurkan majlis tersebut termasuk pengendalian protokol majlis.

Majlis Jamuan Makan Malam @Majlis Perasmian Bangunan SSMP

(contoh)

Terbahagi kepada Dua:

Persediaan PramajlisKetika majlis

Pra Majlis

Persediaan Majlis Tubuh Jawatankuasa tetap

Senarai tanggungjawab senarai semak

Jenis majlis Tempat Kenalpasti tetamu Penyediaan senarai jemputan Aturcara

PENYEDIAAN SENARAI

JEMPUTAN

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN MAJLIS FORMAL

JENIS-JENIS SENARAI JEMPUTAN YANGPERLU DISEDIAKAN:

1. SENARAI RINGKAS2. SENARAI NAMA3. SENARAI KEUTAMAAN4. SENARAI JAWAPAN5. SENARAI KEHADIRAN

CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS

a Menteri Kabinet 1

b Timbalan Menteri 1

c Pegawai-pegawai Kementerian 5

d Ketua-ketua Jabatan Negeri 15

e Ahli Parlimen 5

f Ahli Dewan Undangan Negeri 5

g Pengetua-pengetua Maktab 10

h Orang kenamaan daerah 8

i Pensyarah-pensyarah 20

j Ahli Jawatankuasa 10

  Jumlah 80

CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS DIUMS

a Pegawai Utama 7

b Pegawai Kanan 30

c Timbalan2 Dekan 20

d Penyarah 20

eMPP 34

f Pelajar 50

  Jumlah 161

SENARAI NAMA

A. Butir-butir dalam senarai nama

i. Nama penuh dan gelaran dan darjah kebesarannya (jika ada) Nama isteri

ii. Jawatan atau pangkatiii. Alamat pejabativ. Nombor telefon pejabatv. Alamat rumahvi. Nombor telefon rumahvii. Nama setiausaha sulitnya dan nombor

telefonnyaviii. Butir-butir lain (jika ada)

CONTOH SENARAI NAMA

A Menteri Kabinet1. YB Tan Sri Datuk …. P.S.K, S.P.D.K., P.G.D.K (Puan Sri Datin) Menteri Di Jabatan Perdana Menteri Jabatan Perdana Menteri Aras 4, Blok Barat, Bangunan Perdana

Putra, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62519, Putrajaya... Tel: 03-88864001 samb. 201 Alamat Rumah : …. Tel Rumah : …..

B Timbalan Menteri 2. YB Dato’ …. D.M.S.M. (Datin) Timbalan Menteri Sumber Manusia, Kementerian Sumber Manusia, Aras 9, Blok D3, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502, Putrajaya. Tel: 03-88867474 samb. 134 Alamat Rumah : ….

Tel Rumah : …..

Timbalan Menteri 3. YB Dato’ Dr. …. S.I.M.P, D.J.M.K, J.S.M. (Nama Suami) Timbalan Menteri Kemajuan Luar Bandar & Wilayah, Kementerian Kemajuan Luar Bandar & Wilayah, Aras 9, Blok D3, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502, Putrajaya. Tel: 03-88867421 samb. 262 Alamat Rumah : ….

Tel Rumah : …..

SENARAI KEUTAMAAN

1. YB Tan Sri………………………….Menteri2. YB Dato’……………………………Menteri3. YB.

Datuk…………………………..Menteri4. YB Tuan Haji………………..Timb.

Menteri5. Y. Bhg Datuk Ahmad bin

Ali………….KSU6. Y. Bhg Dato’ Mohd Nor bin

Hashim.....KSU7. Y. Bhg Dato’ Abdul Rahim bin

Kasim..KSU8. Encik Mohd Alias bin Abu Bakar……

TKSU9. Encik Yusuf bin

Zaid…………………….KP10. Puan Rahimah bt. Aziz

………………...KP

Senarai keutamaan UMS

Pegawai Utama Universiti Naib Canselor TNC P & I TNC (Akademik dan Pengantarabangsaan) TNC HEP & Alumni Pendaftar Bendahari PustakawanDekan/Pengarah Pengarah UMSKAL Prof Prof Madya… Pensyarah Kanan Pensyarah

CONTOH SENARAI JAWAPAN

    Jawapan Kehadiran

Bil Nama Seorang BerduaTidak Hadir

1 Datuk Ali Ahmad (KSU)   X  

2 Dato' Bujang Senang (TKSU) X    

3 Encik Amir Hamzah     X

4 Encik Mohd Abu X    

5 Encik Yusof bin Zaid   X  

6 Puan Rahimah bt. Aziz   X  

CONTOH SENARAI KEHADIRAN

BIL NamaHadir

(1)Hadir

(2)

1 Datuk Ali Ahmad (KSU)   X

2 Dato' Bujang Senang (TKSU) X  

3 Encik Amir Hamzah X  

4 Encik Mohd Abu   X

5 Encik Yusof bin Zaid   X

PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI

MAJLIS

1. KEKANANAN BAGI TIGA ORANG

2 1 3PENTAS KHAS

2. KEKANANAN BAGI LIMA ORANG

PENTAS KHAS

4 2 1 3 5

3. KEKANANAN BAGI TUJUH ORANG

PENTAS KHAS

6 4 2 1 3 5 7

4. KEKANANAN BAGI SEMBILAN ORANG

PENTAS KHAS

8 6 4 2 1 3 5 7 9

5. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK

JEMPUTAN SEORANG

PENTAS KHAS

4 2 1 3 5

17 1119 1315

7 19 35

27 2129 2325 24 3022 2826

14 2012 1816

4 102 86

BLOK A BLOK B

JEMPUTAN SEORANG

PENTAS KHAS

4 2 1 3 5

9 610 78

4 15 23

14 1115 1213 12 1511 1413

7 106 98

2 51 43

LELAKIBLOK A

PEREMPUANBLOK B

6. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK

7. KEKANANAN BAGI DUA ORANG

1 2PENTAS KHAS

8. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG

1 2 4PENTAS KHAS

3

9. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG

PENTAS KHAS

5 3 1 2 4 6

10. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG

PENTAS KHAS

6421357 8

11. KEKANANAN BAGI SEPULUH ORANG

PENTAS KHAS

864213579 10

12. KEKANANAN BAGI DUA BELAS ORANG

PENTAS KHAS

864213579 10 1211

13. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG BERSAMA ISTERI

1 2 4PENTAS KHAS

3

14. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG BERSAMA ISTERI

PENTAS KHAS

5 3 1 2 4 6

15. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG BERSAMA ISTERI

PENTAS KHAS

6421357 8

16. KEKANANAN BAGI SEPULUH ORANG BERSAMA ISTERI

PENTAS KHAS

864213579 10

17. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK

JEMPUTAN BERSAMA ISTERI

PENTAS KHAS

3 1 2 4 6

9 610 78

4 15 23

14 1115 1213 12 1511 1413

7 106 98

2 51 43

LELAKIBLOK A

PEREMPUANBLOK B

5

18. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK

JEMPUTAN BERSAMA ISTERI

PENTAS KHAS

3 1 2 4 6

21 1422 1718

9 210 56

33 2634 2930 28 3527 3231

16 2315 2019

4 113 87

BLOK A BLOK B

57 8

12

24

36

1

13

25

PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS

MAKAN

PANJANG-PANJANG

MEJA

PANJANG BULAT

MEJA

BULAT-BULAT

BULAT PANJANG

PELBAGAI BENTUK SUSUNAN MEJA

MEJA MEJA

6. TETAMU KEHORMAT DI SEBELAH KANAN (BILANGAN

GENAP)

MEJA KHAS

9 7 5 3 1 2 4 6 8 10

7. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN

GANJIL)

MEJA KHAS

S S S S SI I I II

4 2 1 3 5

8. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN GENAP)

MEJA KHAS

S S S S SI I I II

5 3 1 2 4 6

I S

SUSUNAN MEJA BULAT

PENTAS

PENTAS PERSEMBAHAN

MEJA KHAS

22

1221

3

7

11

1

5

9

13

8

4

2

6

10

14

15

17

1920

18

16

T I ANG

T I ANG

T I ANG

T I ANG

T I ANG

T I ANG

SUSUNAN MEJA KHAS (DIRAJA) DAN MEJA BULAT

MEJA KHAS BULATJEMPUTAN SUAMI ISTERI

1. TETAMU UTAMA

3. ISTERI TETAMU UTAMA

4. ISTERI TUAN RUMAH

2. TUAN RUMAH

MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA SETARAF DGN TUAN RUMAH

1. TETAMU UTAMA

2. ISTERI TETAMU UTAMA

4. ISTERI TUAN RUMAH

3. TUAN RUMAH

MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA LEBIH TINGGI DARI TUAN RUMAH

1. TETAMU UTAMA2. ISTERI TETAMU UTAMA

4. ISTERI TUAN RUMAH

3. TUAN RUMAH

MEJA KHAS BULATISTERI BERSEBELAHAN DGN SUAMI

1. TETAMU UTAMA

3. ISTERI TETAMU UTAMA

4. ISTERI TUAN RUMAH

2. TUAN RUMAH

5. SUAMI6. SUAMI

7. ISTERI 8. ISTERI

MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSETENTANG

1. SUAMI

3. ISTERI 4. SUAMI

2. ISTERI

9. SUAMI

7. SUAMI8. ISTERI

10. ISTERI

5. SUAMI 6. ISTERI

MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSEBELAHAN

9. SUAMI

10. ISTERI 8. SUAMI

7. ISTERI

1. SUAMI

4. SUAMI6. ISTERI

2. ISTERI

5. SUAMI3. ISTERI

SUSUNAN KEUTAMAAN

PERSEKUTUAN

SUSUNAN KEUTAMAAN PESEKUTUAN

22hb JANUARI 1998

1. Yang Di-Pertuan Agong2. Raja Permaisuri Agong3. Raja-raja dan Pemangku-Pemangku

Raja4. Yang Di-Pertua Negeri-Negeri5. Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong

yang menerima saraan DiRaja daripada Kerajaan Persekutuan

Samb.

6. Perdana Menteri7. Timbalan Perdana Menteri

Kehormat – 7A Bakal-bakal Raja(Tengku Mahkota/Raja

Muda)

8. Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N)

9. Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N)

Samb.10. Ahli-ahli Seri Setia Mahkota

(S.S.M) Kehormat – 10A Dato-Dato Undang

yang Empat Negeri Sembilan dan

Tengku Besar Tampin,

Negeri Sembilan.11. Ketua Hakim Negara Mahkamah

Persekutuan12. Yang di-Pertua Dewan Negara13. Yang di-Pertua Dewan Rakyat

Samb.14. Bekas-bekas Perdana Menteri15. Bekas-bekas Timbalan Perdana

Menteri16. Ahli-ahli Jemaah Menteri17. Setiausaha Jemaah

Menteri/Ketua Setiausaha Negara

Kehormat–17AMenteri-Menteri Besar

dan Ketua-Ketua Menteri.

Samb.

18. Peguam Negara19. Panglima Angkatan Tentera20. Ketua Polis Negara21. Ketua Pengarah Perkhidmatan

Awam22. Timbalan-Timbalan Menteri23. Timbalan Yang di-Pertua Dewan

Negara dan Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat

Samb.

24. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri yang Mutlak, Pemangku-Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa Usaha

25. Presiden Mahkamah Rayuan26. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di

Malaysia27. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di

Sabah dan Sarawak

Samb.28. Ketua Pembangkang Parlimen29. Hakim-Hakim Mahkamah

Persekutuan30. Hakim-Hakim Mahkamah Rayuan31. Setiausaha-setiausaha Parlimen32. Bekas Ketua Setiausaha Negara33. Pegawai-pegawai Gred Utama

Turus I, II dan III.34. Bekas Peguam Negara, Bekas

Panglima Angkatan Tentera dan Bekas Ketua Polis Negara

Samb.35. Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya

yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan.

36. Hakim-hakim Mahkamah Tinggi37. Pengerusi Tribunal Perkhidmatan

Awam38. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman39. Ketua Audit Negara40. Gabenor Bank Negara41. Datuk Bandar Kuala Lumpur

Samb.42. Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan43. Mufti Wilayah Persekutuan Kuala

Lumpur.44. Penyimpan Mohor Besar Raja-

Raja45. Datuk Paduka Maharaja Lela46. Ahli-ahli Panglima Mangku

Negara (P.M.N)47. Ahli-Ahli Panglima Setia Mahkota

(P.S.M)

Samb.48. Professor-Professor Diraja49. Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N)50. Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D)

Kehormat – 50A Timbalan-timbalan Menteri Besar /

Timbalan-Timbalan Ketua Menteri

Kehormat – 50B Speaker Dewan-Dewan

Undangan Negeri

Samb.51. Ahli-ahli Dewan Negara52. Ahli-ahli Dewan Rakyat53. Pegawai-pegawai Gred Utama ‘A’

dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.

54. Panglima Tentera Darat55. Panglima Tentera Laut56. Panglima Tentera Udara57. Timbalan Ketua Polis Negara

Samb.58. Ketua-ketua Setiausaha Kementerian59. Naib-Naib Canselor Universiti

Kehormat – 59A Ahli-ahli Majlis Mesyuarat

Kerajaan Negeri dan Menteri-Menteri Negeri di

Sabah dan Sarawak.60. Pegawai-pegawai Gred Utama ‘B’ dan

pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.

Samb.61. Pengerusi-Pengerusi Badan-

Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengan gred Utama ‘B’ dan ke atas.Kehormat – 61A Penerima Anugerah ‘Fellow’ Negara.

62. Wakil-Wakil tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu

Samb.63. Pegawai-pegawai Gred Utama ‘C’

, Pegawai-Pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.

64. Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N)

65. Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M)

66. Ahli-ahli Johan Setia DiRaja

Samb.67. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-

pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.

68. Setiausaha-setiausaha Politik69. Pegawai-pegawai Gred II, Pegawai-

pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.

70. Konsul-konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia.

Susunan tetamu UMS

Naib Canselor Timbalan Naib Canselor P & I Timbalan Naib Canselor Akademik

dan PengantarabangsaanTimbalan Naib Canselor HEP &

Alumni Pendaftar Bendahari

Samb.Dekan:

Prof Prof MadyaPensyarah Kanan

PengarahKetua UnitPengetua

KETIKA MAJLIS

PENDAFTARAN (JAMUAN MAKAN MALAM/SEMINAR)Senarai Tetamu Disediakan Dan Kedudukan Di

Dewan (Jamuan Makam Malam) ‘Drawing’ di dalam Dewan

PENYAMBUT TETAMU DIKENALPASTI Berpengetahuan Mengenai Majlis

PERLU BILIK MENUNGGU PENGACARA MAJLIS PERSEMBAHAN: Bentuk Persembahan

Bersesuaian Dengan Tetamu Diundang

KRITERIA PENGACARA MAJLIS RASMI

FASIH DALAM PENGGUNAAN BAHASA TIADA KECACATAN ANGGOTA CEPAT DALAM PERGERAKAN TIDAK GUGUP TIDAK DARAH GEMURUH TIDAK PANIK TAHU MENGGUNAKAN BUDI BICARA SABAR TIDAK BERPERWATAKAN SERIUS MEMPUNYAI PENGETAHUAN ASAS MENGENAI

ADAT ISTIADAT, PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL

BIDANG TUGAS

MENGAWAL MAJLIS

MEMBUAT PENGUMUMAN

MEMBERI PANDUAN

PEMBAHAGIAN TUGAS

PENGUMUMANPEMBIMBING

SOLOBERDUET

7. FORMAT TEKS

MASA +==========

TAJUK MAJLISCUE==========

MUKA SURAT (1)

ANN(1)==========

MASA +==========

CUE==========

MUKA SURAT (2)

ANN(2)==========

PENYEDIAAN TEKS

KANDUNGAN

MUKA SURAT BILANGAN PENGUMUMAN MASA +- CUE ANN:

CONTOH TEKS Majlis Rasmi

1 CUE: (± 2035) (1) ANN:

Apabila Naib Canselor Tiba di tangga/pintu

Mengumumkan ketibaan ………..

MS: (2)

2 CUE: (± 2045) (2) ANN:

Setelah selesai lagu “Negara Ku” dan “Lagu Bertekad Cemerlang”

Hadirin dipohon duduk….Yang Berbahagia Prof Datuk …………

MS: (1)

PENYEDIAAN ATURCARA

PENTADBIRAN

PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN

1. ATURCARA MAJLIS TERPERINCIa. Panduan Pegawaib. Panduan Pekerjac. Majlis berjalan dengan licind. Mengikut amalan protokole. Pengawalan masaf. Panduan akan datangg. Rekod

2. TUJUAN

Samb.

3. BUTIR-BUTIR ATURCARA PENTADBIRAN

a. Masab. Pergerakanc. Penyelaras

4. PENULISAN ATURCARA PENTADBIRAN

PERINGATAN: PERSEDIAAN MAJLIS

PERSEDIAAN DIBUAT AWAL JENIS MAJLIS

SEMINAR/PERASMIAN JAMUAN MAKAN MALAM

SENARAI SEMAK KEPERLUAN SUSUN ATUR BILIK/DEWAN

CENDERAMATA BENTUK DULANG

RAPTAI FLOOR MANAGER

PROTOKOL/CENDERAMATA/MC CUE PERGERAKAN

KERJASAMA BPK & S/P/I/U

Jemputan S/P/I/U kecuali Jemputan Menteri BPK (maklumat mesti lengkap)

Protokol BPK beri nasihat: S/P/I/U bentuk protokol sendiri wakil BPK akan membantu

Cenderamata Menteri BPK lain2 S/P/I/U

Jemputan Media mesti melalui BPK Press Kit diberi kepada BPK untuk

edaran kepada Press

Samb.

Ucapan perlu melalui BPK untuk semakan (seminggu awal)

Khidmat Photograph: BPK

TERKINI BPK

BORANG2 BPK DI WEBSITE

MAKLUMAN AKTIVITI MELALUI EMAIL MAKLUMAN LANTIKAN MELALUI

EMAIL

AKAN DATANG: MELALUI SMS

TAMAT