Pengurusan Sistem Bayaran Pukal

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI PULAU PINANG

SISTEM BAYARAN PUKAL (SBP)

1

PRAK KHIN A/P THIP PHA YAKJABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

NEGERI PULAU PINANG

KANDUNGANJABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI PULAU PINANG

DEFINISI PUKAL

JENIS-JENIS BAYARAN PUKAL

BORANG-BORANG PUKAL

PENYERTAAN AGENSI

CIRI-CIRI PEMBAYARAN DI BAWAH SBP

TINDAKAN PERLU DIAMBIL OLEH KEM/JAB/PTJ

TINDAKAN PEJABAT PERAKAUNAN

PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN BERASINGAN UTILITI

2

SISTEM BAYARAN PUKAL

SISTEM BAYARAN PUKAL ADALAH SUATU

SISTEM PEMBAYARAN BIL YANG DIPUSATKAN

DAN PEMBAYARAN DIBUAT OLEH PEJABAT

PERAKAUNAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA

(JAN) DAN JABATAN MENGAKAUN SENDIRI

(JMS) SECARA AUTOMATIK ATAS MAKLUMAT

YANG DITERIMA DARIPADA PEMBEKAL.


3

BIL APAKAH YANG BOLEH DIBAYAR MELALUI SISTEM INI?

ANTARANYA

BIL ELEKTRIK BIL AIR BIL TELEFON BAYARAN WARAN PERJALANAN UDARA BIL PERKHIDMATAN PEMBENTUNGAN BEKALAN BAHAN API (PETROL & SHELL) BAYARAN SEWA KERETA SPANCO

TERHAD KEPADA BAYARAN BIL SEMASA SAHAJA


4

SEMUA PTJ WAJIB MENGGUNAKAN SBP BAGI AGENSI BERIKUT:-Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil.3 Tahun 2009

APAKAH AGENSI-AGENSI YANGTERLIBAT DIDALAM SISTEM INI?

Agensi Agency codeTenaga Nasional Berhad (TNB)Sistem Penerbangan Malaysia (MAS)Indah Water Konsortium Sdn BhdPusat SMARTPAY PETRONASAir Asia Sdn BhdTouch’ n Go Sdn BhdSuper Kad services Sdn BhdTelekom Malaysia Bhd – SemenanjungLAIN-LAIN AGENSI IKUT PEJ. PERAKAUNAN NEGERI

20000012000003200001020000122000014200002020000232004017

AGENSI SISTEM BAYARAN PUKAL ADALAH PEMBEKAL/ PERKHIDMATAN YANG DILULUSKAN OLEH JANM IBU PEJABAT (SKP).


5

SIAPA YANG MEMBUAT BAYARAN DI DALAM SISTEM INI?

SEMUA PEJABAT PERAKAUNAN JANM NEGERI ATAU CAWANGAN &

JABATAN MENGAKAUN SENDIRI (JMS)


6

BAGAIMANAKAH CARAPEMBAYARAN BOLEH DIBUAT

MELALUI SISTEM INI?

TERDAPAT DUA (2) BORANG YANG DIGUNAKAN BAGI SISTEM BAYARAN PUKAL

BORANG-BORANG TERSEBUT IALAH:

KEW 310 – Mengujud & Membatal Akaun KEW 311 – Permohonan Mengubah Kod Perakaunan


7

BORANG – KEW 310BORANG MENGUJUD & MEMBATALKAN AKAUN

SISTEM BAYARAN PUKAL

BORANG INI ADALAH BAGI TUJUAN: Mengujud Akaun Baru Membatal Akaun Sediada


Borang yang lengkap perlu dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan untuk kelulusan - 4 salinan. Bagi agensi Touch n’ Go hantar bersama borang TNG1 & TNG2

Pej. Perakaunan akan hantar ke agensi untuk diproses.

8

Borang Kew.310


9


10

PengarahJabatan Kesihatan Negeri Pulau PinangJalan Panglima Bukit Gantang Wahab

Bil (39) dlm KJNS 001/001

3 Mei 2012Ketua Unit – Akaun KerajaanJabatan Perkhidmatan KadBahagian Perniagaan RuncitLevel 25 Tower 2Petronas Twin Tower50088 Kuala Lumpur

PengarahJabatan Akauntan NegaraNegeri Pulau PinangTing. 5-8 Wisma Maju UMNOJln Sultan Idris Shah30990 Ipoh, Perak.

1043

Petronas

PengarahJabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

Alamat PTJRujukan fail danTarikh

Kod Pejabat Perakaunan1043 bagi JANM Negeri Pulau Pinang

Nama dan AlamatAgensi Berkenaan

Nama dan Alamat JANM Negeri Pulau Pinang

Tanda TanganKetua PTJ

Nama Agensi Berkenaan

Potong Yang BerkenaanSama ada Untuk Mengujudkan Atau Membatalkan

Cara mengisiBorang Kew.310

11

0012 PETRONAS

X

01234 251 059901 B42 251 059901 010199 26201

01235 251 059901 B42 251 059901 010199 26201

b.p. PengarahJabatan Akauntan Negara

Negeri Pulau PinangPetronas

Hendaklah di tandakan ‘X’ Samaada Untuk Ujud / Batal dan Isikan Kod dan Nama Agensi Berkaitan

Isikan no. akaun dan kod perakaunan Seperti Yang Terdapat Dalam Waran Peruntukan / Buku VotBagi setiap akaun yang hendak diwujudkan.

Pengesahan oleh JANM Negeri Pulau Pinang

Pengesahan oleh Agensi bukan tanda tangan Ketua PTJ

Cara MengisiBorang Kew.310

12

BORANG – KEW 311BORANG PERMOHONAN MENGUBAH KOD

PERAKAUNAN

BORANG INI ADALAH BAGI TUJUAN:

Meminda kod perakaunan (Kod Jab/PTJ atau Vot atau Prog/Aktiviti/Amanah) yang digunakan dalam Sistem Bayaran Pukal.

2 salinan borang yang lengkap hendaklah dihantar kepada Pejabat Perakaunan untuk dikemaskini dalam Sistem Bayaran Pukal.


13

Borang Kew.311JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI PULAU PINANG

14

Alamat PTJRujukan fail danTarikh

PengarahJabatan Akauntan NegaraNegeri Pulau PinangTing. 5-8 Wisma Maju UMNOJln Sultan Idris Shah30990 Ipoh, Perak.

Nama dan Alamat Pejabat Perakaunan 1043 Kod Pejabat Perakaunan

1043 bagi JANM Negeri Pulau Pinang

Tanda TanganKetua PTJ

0012 00234 251 059901 B42 251 059901 010199 26201

0012 00235 251 022701 B42 251 059901 010199 26201

Isikan no. akaun dan kod perakaunan Seperti Yang Terdapat Dalam Waran Peruntukan / Buku VotBagi setiap akaun yang hendak dibetulkan/pinda

PengarahJabatan Kesihatan Negeri Pulau PinangJalan Panglima Bukit Gantang Wahab

Bil (39) dlm KJNS 001/001

3 Julai 2007

PengarahJabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang

b.p. PengarahJabatan Akauntan Negara

Negeri Pulau PinangPengesahan oleh JANM Negeri Pulau Pinang

PengisianBorang Kew.311

15

PROSEDUR PROSESAN

PENYERTAAN AGENSI

Membuat permohonan kepada Ibu Pejabat JANM


16

PROSEDUR PROSESAN 1PENYERTAAN AGENSI

PEJABAT PEMBAYAR

JANMIBU PEJABAT

MAKLUMAN KEMENTERIAN /JABATAN / PTJ

MAKLUMKANSEDIAKAN KEW 310SURAT PERJANJIAN ( JIKA ADA )NOMBOR AKAUN( JIKA PERLU )

PERMOHONANAWAL

AGENSI

MENGELUARKAN KUASA UNTUK PEMBAYARAN


17

1. PENGWUJUDAN/ PEMBATALAN AKAUN PUKAL

• PTJ PERLU MEMASTIKAN SEBARANG PEMBAYARAN BIL-BIL SEMASA YANG MELIBATKAN AGENSI PUKAL SELEPAS TARIKH KUATKUASA SBP HENDAKLAH DIBUAT DI BAWAH SBP .

• PTJ PERLU KENALPASTI AGENSI PUKAL DAN TENTUKAN VOT/AKAUN PERBELANJAAN SERTA MENBERI KUASA KEPADA PEJABAT PERAKAUNAN UNTUK MEMBUAT PEMBAYRAN DAN MEMPERTANGGUNGKAN PEMBAYARAN KE AKAUN PERBELANJAAN PTJ.

• KEMUKAKAN BORANG KEW.310 UNTUK DAFTAR MASUK AKAUN-AKAUN KE DALAM SISTEM BAYARAN PUKAL ATAU UNTUK BATAL AKAUN DARI SISTEM BAYARAN PUKAL.

• KEMUKAKAN BORANG KEW.311 UNTUK UBAH DATA DARI PANGKALAN DATA SISTEM BAYARAN PUKAL.

• KEMASKINI PERUBAHAN DI DALAM MODUL PENYELENGGARAAN BUKAN DCS (eSPKB) BAGI AKAUN YANG MELIBATKAN WARAN PERJALANAN UDARA AWAM (MAS & Air Asia).

.

TINDAKAN OLEH KEMENTERIAN / JABATAN / PTJ


18

2. PEMBAYARAN TUNGGAKAN

SEGALA TUNGGAKAN YANG TERKUMPUL TERDAHULU DARIPADA TARIKH AKAUN DIMASUKAN KE DALAM SISTEM BAYARAN PUKAL HENDAKLAH DISELESAIKAN OLEH KEM./ JAB./PTJ MASING-MASING MELALUI BAUCAR BAYARAN BERASINGAN.

3. KAWALAN PERUNTUKAN

PASTIKAN PERUNTUKAN SENTIASA MENCUKUPI UNTUK MENAMPUNG PEMBAYARAN BIL UTILITI DI BAWAH SISTEM BAYARAN PUKAL.

KENAPA PERLU KAWAL PERUNTUKAN?



19

MEMERLUKAN KAWALAN....


20

Mengapa Perlu Kawalan ??


21

Kawalan ?


22

Kawalan ?


23

Tidak Terkawal


24

• PEGAWAL PENGAWAL HENDAKLAH MENYEMAK KEDUDUKAN PERUNTUKAN DARI LAPORAN KEDUDUKAN PERUNTUKAN BAGI BULAN YANG BERKENAAN (C230T, C231B, C232P)YANG DIKELUARKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN PADA SETIAP BULAN. Atau

• SEMAK LAPORAN BV381 BAGI KOD OBJEK YANG BERKAITAN.

• POHON PERUNTUKAN TAMBAHAN JIKA TIDAK MENCUKUPI.


KAWALAN PERUNTUKAN


25

Pastikan invois/bil bulanan diterima daripada Agensi Pukal.

Semak setiap bil/invois yang diterima daripada agensi pukal berdasarkan nombor akaun, nombor invois, tempoh & amaun dengan Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (Laporan BP21).

Pastikan satu invois dicaj hanya sekali shj.

SEMAK INVOIS/BIL DENGAN LAPORAN BP21


4. PENYEMAKAN BIL-BIL DENGAN LAPORAN


26

SEMAK INVOIS/BIL DENGAN BP21

Pastikan nombor akaun sama dgn

bil.

Pastikan jumlah yang dibayar sama dengan

bil.


27

SEMAK WARAN PERJALANAN UDARA PUKAL (WPUA) DENGAN BP21• Semak laporan BV311 [Laporan Waran Perjalanan Udara

Awam (WPUA)] dan BV332 (Lap. Tunggakan WPUA) dengan Laporan Pembayaran Pukal BP21 dan pastikan semua WPUA yang dikeluarkan telah dibayar oleh Pejabat Perakaunan.

• Sekiranya masih terdapat WPUA yang telah digunakan tetapi belum dibayar oleh Pejabat Perakaunan, sila maklumkan kepada AG dan agensi yang berkenaan untuk menuntut bayaran. Jika dibiarkan melangkaui tahun akan menyebabkan AP58(a).

PENYEMAKAN BIL-BIL DENGAN LAPORAN


28

Sambungan Maklumkan sebarang selisih/perbezaan amaun

diantara invois/ bil/ WPUA dengan Laporan BP21 kepada Agensi Pukal.

PTJ perlu membuat tuntutan semula ke atas amaun yang telah tersilap bayar daripada Agensi Pukal yang berkaitan bagi bayaran yang telah dibuat seperti berikut:

i) Perkhidmatan/bekalan yang tidak dibekalkan; ii) Akaun yang tidak wujud di PTJ; atau iii) Bil yang terlebih caj (overbilling) oleh Agensi Pukal.


29

Cop “TELAH BAYAR” pada bil, invois, dan WPUA yang telah dibayar untuk mengelakkan bayaran dua kali.

Sambungan

30

5. PENGEMASKINIAN DAN PENYEMAKAN LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT (BV 381) /BUKU VOT

• PTJ eSPKBSemak & pastikan laporan BV 381 telah

dikemaskini dengan maklumat di Laporan BP21.

• PTJ Belum eSPKBRekod setiap perbelanjaan melalui sistem

bayaran pukal ke dalam buku vot apabila Laporan Sistem Bayaran Pukal BP21 diterima dari Pejabat Perakaunan (AG).


31

Maklumkan Pejabat Perakaunan dengan segera sekiranya terdapat kesilapan/ perubahan kod perakaunan. – isi borang Kew. 311

Selaraskan kesilapan caj kod perakaunan dengan mengemukakan baucer jurnal ke Pejabat Perakaunan.

Sediakan penyata penyesuaian Vot bulanan sebagaimana perbelanjaan lain.

Sambungan

32

TINDAKAN PEJABAT PERAKAUNAN1. Semak dokumen kew.310 untuk

mengwujudkan/ membatalkan akaun pukal.2. Semak borang Kew.311 dan mengemaskini

perubahan kod perakaunan ke dalam pangkalan data SBP

3. Borang Kew.310 dan Kew.311 yang lengkap dan maklumat perakaunan tepat akan dihantar kepada agensi pukal untuk diproses.

4. Mendapatkan pengesahan daripada PTJ sekiranya butiran tidak lengkap atau meragukan.

33

TINDAKAN PEJABAT PERAKAUNAN5. PROSES PEMBAYARAN BIL Terima data (billing) secara online / emel

(sekiranya server down) daripada Agensi pukal dan proses pembayaran.

(bayaran akan terus dibuat walaupun ptj tidak mempunyai peruntukan secukupnya)

Bayaran adalah bagi invois/bil tahun semasa sahaja.

6. Keluarkan laporan pembayaran pukal Jab/PTJ.


34

BP20 - JADUAL AKAUN/ KOD DI

PERTANGGUNGKAN SEPERTI PADA……..

BP21- LAPORAN TERPERINCI PEMBAYARAN BIL BAGI BULAN……….

LAPORAN

PEJABAT PERAKAUNAN AKAN MENGELUARKAN LAPORAN TERPERINCI PEMBAYARAN BIL KEPADA KEM./JAB./PTJ SETIAP KALI PEMBAYARAN DIBUAT

LAPORAN-LAPORAN SISTEM BAYARAN PUKAL


35

CIRI-CIRI SISTEM BAYARAN PUKAL

CIRI-CIRI PEMBAYARAN PUKAL DIBAWAHSISTEM BAYARAN PUKAL ADALAH SEPERTIBERIKUT:

1. PEJABAT PERAKAUNAN AKAN MEMBUAT PEMBAYARAN KEPADA AGENSI PUKAL ATAS MAKLUMAT YANG DIBERIKAN OLEH AGENSI PUKAL.

2. BAYARAN DI BAWAH SBP ADALAH BAGI INVOIS/BIL TAHUN SEMASA SAHAJA. TUNGGAKAN INVOIS/BIL TAHUN LEPAS PERLU DISELESAIKAN MELALUI BAUCER BERASINGAN.


36

3. HANYA CAJ BULAN SEMASA SAHAJA DIBAYAR, SEMUA TUNGGAKAN BIL SEBELUM PERLAKSANAAN SBP HENDAKLAH DIBAYAR SECARA BAUCAR BERASINGAN.

4. MANA-MANA INVOIS/BIL YANG TIDAK DIBAYAR DALAM BULAN BERKENAAN, DIANGGAP TUNGGAKAN DAN DIMASUKKAN KE DALAM BIL BULAN BERIKUTNYA UNTUK DIBUAT PEMBAYARAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN.

5. BIL/ INVOIS BULANAN AKAN DIHANTAR OLEH AGENSI MASING-MASING KEPADAJAB/PTJ, JAB/PTJ PERLU MENYEMAK, MENGESAHKAN PEMBAYARAN BIL DENGAN DIBUAT OLEH PEJABAT PERAKAUNAN. SEBARANG PERTANYAAN KEATAS BIL HENDAKLAH DIRUJUK KEPADA AGENSI BERKENAAN.

Sambungan


37

PENYEDIAAN BAUCER BAYARAN BERASINGAN

MASALAH BERBANGKIT

PERINGATAN SEMASA PENYEDIAAN BAUCER BAYARAN BERASINGAN UNTUK TUJUAN PEMBAYARAN BIL-BIL UTILITI SEPERTI TNB, TM, SHELL, INDAH WATER, DAN PETRONAS.


38

PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN SECARA BERASINGAN BAGI BAYARAN BIL UTILITI

MASALAH BERBANGKIT

AGENSI MENGHADAPI MASALAH UNTUK MENGESAN BAYARAN YANG DITERIMA KERANA MAKLUMAT PADA MEDAN PERIHAL BAUCAR BAYARAN TIDAK LENGKAP / TEPAT.

39

• PERIHAL BAUCAR BAYARAN - UTILITI

Masukkan nombor akaun pukal terlebih dahulu, diikuti dengan perihal pembayaran.

Contoh:-

BIL. AGENSI CATATAN PERIHAL

1. TNB NOMBOR AKAUN - 14 aksara

40

Contoh

Masukkan nombor akaun pukal terlebih dahulu dan

diikuti dengan perihal bayaran.

41

BIL. AGENSI CATATAN PERIHAL2. TELEKOM

MALAYSIA BERHAD

NOMBOR AKAUN-13 aksara diikuti dgn tanda /, &

KOD HASIL -3 aksara (spt dlm bil)

Jumlah : 17 aksara (termasuk /)

Sambungan

42

TELEKOM MALAYSIA BERHAD

CIMBMYKL 14140025638054

CIBB BANK BERHAD

A500190883603/014-BAYARAN BIL 09/2009

Contoh

Masukkan nombor akaun pukal terlebih dahulu dan

diikuti dengan perihal bayaran.

43

PROSEDUR PROSESAN 2 PERMOHONAN PEMBAYARAN SECARA PUKAL

& UBAH KOD PERAKAUNAN

PEJABAT PEMBAYAR

PROSES PERMOHONAN UNTUK MEMASUKKAN AKAUN KE DALAM SISTEM BAYARAN PUKAL

KEMBALIKAN BORANG YANG TELAH DIPROSES KEPADA JAB/PTJ DAN PEJABAT PERAKAUNAN UNTUK MAKLUMAN DAN FAIL.

SEMAK BORANG YANG DITERIMA DENGAN LAPORAN C110

JAB/PTJ

KEMUKA BORANG YANG LENGKAP KEPADA AGENSI


44

PTJ KEMUKA BORANG KEW. 310 / KEW.311

AGENSI

KEMBALIKAN BORANG YANG TIDAK LENGKAP KEPADA PTJ UNTUK PEMBETULAN / MENDAPATKAN PENGESAHAN DARIPADA PTJ SEKIRANYA BUTIRAN TIDAK LENGKAP ATAU MERAGUKAN.

LENGKAP?

PROSEDUR PROSESAN 3 PEMBAYARAN SECARA PUKAL

PEJABAT PEMBAYAR

KEMENTERIAN /JABATAN / PTJ

HANTAR LAPORAN PEMBAYARAN PUKAL (BP20 & BP21) KEPADA JAB/PTJ

SEMAK LAPORAN BP20 &BP21 BERSAMA DENGAN BV381 DENGAN BIL/ INVOIS/ WPUA YANG DITERIMA DARIPADA AGENSI

DATA BILLING ONLINEMAKLUMAT BIL SEMASAUNTUK BAYARAN

AGENSI

EFT(BAYARAN)

PENGHANTARAN BIL / INVOIS SEPERTI BIASA


LAPORAN

45

PROSES PEMBAYARAN PUKAL KEPADA AGENSI

HANTAR LAPORAN PEMBAYARAN PUKAL (BP11 & BP12) KEPADA KEPADA AGENSI

PROSEDUR PROSESAN 4BAYARAN OLEH KEMENTERIAN / JABATAN / PTJ

SECARA BAUCAR BERASINGAN

PEJABAT PEMBAYAR

KEMENTERIAN /JABATAN / PTJ

BAYARAN BAUCARBERASINGAN TERHADAPBIL-BIL TUNGGAKAN

AGENSI

PENGHANTARAN BIL SEPERTI BIASA

BAYARAN SECARA EFT


46


47

Pengurusan Sistem Bayaran Pukal

Documents

Transcript of Pengurusan Sistem Bayaran Pukal