GAMBARAN MENYELURUH PROSES PEMBAYARAN DI … Operasi...Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS:...

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 1

GAMBARAN MENYELURUH PROSES PEMBAYARAN DI GFMAS

GAMBARAN MENYELURUH INTEGRASI GFMAS

Pengguna eSPKB

PEJABAT PERAKAUNAN

e-SPKB

WebMethods

eMaklum Web

Agensi/ Penerima Bayaran

GFMAS

DTB

BANK

Email/Fax/Surat

PTJ

BB Manual

Laporan AP

Proses Pembayaran

• Cek

• Electronic Fund Transfer (EFT)

• Posting Slip

Data Induk Penerima Bayaran

• Wujud, Ubah dan Papar

• Block/Unblock

• Set Deletion Indicator

Proses BB Elektronik

• Semak

• Lulus

• Post

• Kuiri

• Senarai Dokumen FI Elektronik

Proses BB Manual

• Daftar

• Kemaskini

• Semak

• Lulus

• Kuiri

• Senarai Dokumen FI Manual

eSPKB ke GFMAS

GFMAS ke eSPKB

BB Manual

Capaian eMaklum Web



Mula

Terima BB & dokumen sokongan

dari PTJ

Daftar BB (maklumat asas)

No. wujud?

Pengesahan Vendor Master

wujud?

Kuiri

Lulus BB

Posting BB

Ada Peruntukan

?

Pelepasan Peruntukan

?

P

Sambung ke Proses

Pembayaran ( Cek/ EFT)

Kemaskini BB (maklumat terperinci) Lengkap,

Tepat ?

Semak BB

Hantar ke PTJ

Chargeline Sah?

Batal ? Tamat

Cipta Vendor Master

Tidak

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Tidak

Ya

< RM20,000

≥ RM20,000

PROSES BAUCAR BAYARAN SECARA MANUAL



Mula

Terima data BB berstatus 3 dari

eSPKB ( selepas perakuan II )

Maklumat BB sah?

Semak BB ( i-sign )

Maklumat BB betul?

?

Hantar Status 6 ( ditolak ) ke

eSPKB

Kemaskini status 7 ( dibatalkan )

Kelulusan BB ( i-sign )

Lulus?

Posting BB

Ada Peruntukan?

Pelepasan Peruntukan?

Tamat

P

Sambung ke Proses

Pembayaran ( Cek/ EFT)

Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

< RM20,000

≥ RM20,000

PROSES BAUCAR BAYARAN DARI ESPKB ( ELEKTRONIK )

Ya



Tamat

Laksana Program Pembayaran

Jana Pembayaran

EFT

Kelulusan I : Maklumat

pembayaran EFT (i-Sign)

Hantar data ke DTB

Proses DTB : Semak maklumat pembayaran EFT

dan hantar ke bank

Sistem Luar

GFMAS

Manual

Makluman

notifikasi bayaran

P

Cetak Cek

Tandatangan

Pos/Serah Kepada PTJ

Tamat

PROSES PEMBAYARAN SECARA EFT DAN CEK



JENIS - JENIS DOKUMEN

Bil Kod Keterangan

1 K1 BB eSPKB

2 K2 BB Manual

3 K3 BB Pukal

4 K4 BB Panjar eSPKB

5 K5 BB Panjar Manual

6 K6 BB Gaji eSPKB

7 K7 BB TT LOC eSPKB

8 K8 BB TT OVE eSPKB

9 KA Pelarasan BB

10 KB Pelarasan Pukal

11 KP Pelarasan BB ( AKB )

12 KQ Pind. Pelarasan BB ( AKB )

13 KW BB Auto HR

14 KX BB Apungan Panjar eSPKB

15 KY BB Apungan Panjar

16 KZ BB Pembayaran

17 R1 Vendor Credit Memo

18 R2 Net Vendors

CATATAN PERAKAUNAN

a. Untuk dokumen pada tahun semasa.

Post Baucar Bayaran

DR Vote XXXX

CR Vendor XXXX

Proses Pembayaran

DR Vendor XXXX

CR Bank Bayaran Outgoing XXXX

KI, K2, K4, K5, K6, etc

KZ



b. Untuk dokumen pada tempoh AKB

Post Baucar Bayaran ( ZRAP009/ ZRAP017 )

DR Vote XXXX

CR Vendor XXXX

Proses AKB ( ZRAP037 )

DR Vendor XXXX

CR Dummy Vendor AKB XXXX

DR Dummy Vendor AKB XXXX

CR Vendor XXXX

DR Vendor XXXX

CR Bank Bayaran Outgoing XXXX

JENIS BAYARAN

Bil Jenis Bayaran Keterangan

1 C Cek

2 T EFT

3 D Bank Draf/ TT

4 M Cek Manual

5 P Cek Gaji

6 S Cek Saraan

KI, K2, K4, K5, K6, etc ( tahun AKB : cth 31.12.2006)

KP (Previous year) ( tahun AKB : cth 31.12.2006)

KQ (Current year) ( tahun semasa : cth 17.04.2007)

KZ ( tahun semasa : cth 17.04.2007)



KOD PENERIMA BUKAN PANJAR

Diwujudkan sendiri oleh pejabat perakaunan.

Terdapat 2 jenis kod penerima bukan panjar iaitu kod penerima dari jabatan/ ptj manual

dan kod penerima dari jabatan/ ptj espkb.

Kod penerima bayaran bagi jab/ptj manual adalah bermula dengan 1 dan diikuti dengan

jabatan/ ptj Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : FK01

Kod penerima bayaran bagi jab/ptj espkb adalah bermula dengan 2 dan diikuti dengan

jabatan/ ptj. Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : XK01

Contoh : KOD PENERIMA MANUAL : 1 231 020501

A B C

KOD PENERIMA ESPKB : 2 231 020501

D B C

Petunjuk :

A – mewakili kod penerima manual

D – mewakili kod penerima espkb

B – jabatan

C – PTJ



XK01 – CREATE VENDOR: INITIAL SCREEN

Digunakan untuk mewujudkan data induk iaitu maklumat berkaitan dengan penerima bayaran

bagi baucar bayaran eSPKB. Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk

berurusniaga dengan penerima bayaran. Contohnya adalah data alamat, tempoh pembayaran

dan sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi setiap urusniaga kepada akaun

penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost diproses.

Ruangan Reference boleh diisi dengan kod penerima dari jabatan yang sama supaya

maklumat-maklumat yang berkaitan seperti Rec. Account, Payment Terms, Payment Method,

Individual Payment, Order Currency disalin daripada kod penerima reference.

Setelah semua maklumat diisi, tekan enter atau klik butang untuk ke skrin

seterusnya.

1

2

3

4

1. Masukkan Kod Penerima Bayaran yang ingin diwujudkan.

2. Masukkan nilai “FGOM” dalam ruangan company code.

3. Masukkan nilai “FGOM”.

4. Masukkan jenis akaun PTJE bagi Penerima Bayaran tersebut.

2091010101

FGOM

FGOM

PTJE

209101000

1 FGOM

FGOM



Setelah semua maklumat diisi, klik butang yang berlabel 5 untuk ke skrin seterusnya

dan butang yang berlabel 6 untuk ke skrin sebelumnya.

1

2

3

4

5 6

4. Masukkan nama

bagi kod penerima

yang diwujudkan.

(Field ini wajib diisi)

3. Masukkan Search term bagi memudahkan carian

di masa akan datang. ( Field ini wajib diisi )

2. Masukkan alamat

kod penerima yang

akan diwujudkan

1. Masukkan no telefon, no

telefon bimbit dan no fax bagi kod penerima yang

diwujudkan.



NOTA: Sekiranya field 4 tidak ditanda √, ralat ‘Field RF054-REGUL does not exist in the screen SAPMF05A 0302’ akan dipaparkan semasa BB dipost. Tindakan: 1. Sila kemaskini kod vendor di XK02. 2. √ pada Individual spec.

3. Klik untuk menyimpan data yang telah dikemaskini. 4. Post semula BB.

1

2 3

1 2 3

4

5 6

1. Isikan kod negara : MY

2. Isikan kod bank penerima :

BANKDUMMYKL

3. Isikan no akaun bank : *

4. Field 4 telah ditanda secara

automatik berdasarkan

maklumat kod penerima yang

diisi di ruangan REFERENCE.

5. Setelah semua maklumat diisi,

klik butang yang berlabel 5

untuk ke skrin seterusnya

6. Klik butang yang berlabel 6

untuk ke skrin sebelumnya.

1. Rec. Account ( kod

penyesuaian bank ) telah diisi

secara automatik kerana

ruangan REFERENCE diisi

pada skrin pertama.

2. Untuk ke skrin seterusnya,

klik butang yang berlabel 2.

3. Klik butang berlabel 3 untuk ke

skrin sebelumnya.



1

2

3

4 5

1. Field yang berlabel 1, 2 dan 3

telah berisi secara automatik

kerana ianya mengambil

maklumat daripada kod penerima

yang diisi pada ruangan

REFERENCE.

2. Isi kandungan pada field 2, boleh

dikurang atau ditambah mengikut

keperluan.

3. Field 3 ditanda supaya penerima

dapat menerima cek yang

berbeza dari BB yang berlainan

yang diproses pada masa yang

sama.



Field Order currency dan Terms of payment telah diisi secara automatik berdasarkan

maklumat daripada kod penerima yang diisi di ruangan REFERENCE.

1 2



Setelah semua maklumat diisi, klik butang berlabel 1 untuk ke skrin seterusnya dan butang

berlabel 2 untuk ke skrin sebelumnya.

1 2

Abaikan skrin ini.

Klin butang berlabel 1 untuk

ke skrin seterusnya dan

butang berlabel 2 untuk ke

skrin sebelumnya.

Pengguna juga boleh tekan

butang untuk

menyimpan maklumat kod

penerima yang telah

diwujudkan tadi.

Pilih butang

untuk menyimpan

maklumat kod penerima

yang diwujudkan.



XK02 – CHANGE VENDOR : INITIAL SCREEN

Digunakan untuk mengubah maklumat kod penerima.

1

2 3

Satu mesej akan

dipaparkan untuk

memaklumkan bahawa

kod penerima telah

berjaya diwujudkan.

1. Masukkan kod vendor,

company code dan

purch. organization yang

akan dibuat perubahan.

2. Klik butang (select

all) untuk membuat

semua pilihan check box

( General data,

Company code data dan

Purchasing organization

data)

3. Klik butang

(deselect all) untuk

kosongkan semua check

box.



Kod vendor yang telah

diwujudkan tidak boleh

diubah, yang boleh diubah

hanyalah maklumat di

dalamnya.

Pada skrin di sebelah,

pengguna boleh membuat

perubahan dari segi nama

penerima bayaran, alamat,

search terms dan no

telefon/ fax.

Pada skrin ini

pengguna boleh

mengubah maklumat

mengenai akaun

dimana pembayaran

akan dibuat.



Pada skrin ini,

pengguna boleh

mengubah

maklumat

mengenai cara

bayaran yang akan

dibuat.



Pop up skrin ini

akan dipaparkan

apabila pengguna

menekan butang

. Apabila

butang

diklik,

maklumat yang

diubah tadi akan

disimpan.



XK03 – DISPLAY VENDOR

Skrin Display Vendor hanya

digunakan untuk

memaparkan maklumat

mengenai kod vendor yang

dipilih sahaja.

Klik butang (select all)

untuk membuat semua

pilihan check box

Pengguna tidak boleh

membuat sebarang

perubahan pada skrin ini.

Mesej ’ Changes

have been made ’

akan dipaparkan

apabila perubahan

telah disimpan.



Paparan maklumat

asas penerima

seperti nama, search

terms, alamat dan

no telefon/ fax.

Paparan maklumat

bank



Paparan maklumat

cara pembayaran



XK05 – BLOK /UNBLOK VENDOR

Masukkan kod

penerima yang

akan diblok/ unblok

dan tekan ENTER

Tanda pada

Posting Block dan

Purchasing Block

Klik butang

untuk menyimpan

perubahan yang

dilakukan

Skrin akan

memaparkan

pemberitahuan

bahawa maklumat

telah disimpan.



XK06 – DELETE

Transaction code XK06 tidak akan menghapuskan kod penerima tersebut, sebaliknya hanya

’Marked for deletion’ di mana kod penerima tersebut tidak dapat digunakan untuk sebarang

transaksi.

Masukkan kod

penerima yang

akan dihapuskan

dan tekan

ENTER

Tanda pada

Deletion flags

Klik butang

untuk menyimpan

perubahan yang

dilakukan

Mesej ’ Changes

have been made

’ akan dipaparkan

apabila

perubahan

disimpan.



Satu mesej akan

memaklumkan

bahawa ‘Vendor

xxxxxxxxxx is

marked for

deletion‘ apabila

pengguna cuba

memaparkan

maklumat penerima

bayaran yang telah

di hapuskan.



FK01 – CREATE VENDOR

Fungsi ini dilaksanakan untuk mewujudkan data induk iaitu maklumat berkaitan dengan

penerima bayaran bagi bukan panjar, panjar dan agensi. Data induk adalah maklumat yang

diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga dengan penerima bayaran. Contohnya adalah data

alamat, tempoh pembayaran dan sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi

setiap urusniaga kepada akaun penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost

diproses.

KOD PENERIMA PANJAR dan KOD AGENSI

Diwujudkan oleh BPOPA dan akan di ALE ke AO terlibat.

Kod agensi adalah penerima bayaran bagi pukal.

Semasa mewujudkan kod penerima panjar, baris ke-3 bagi medan name ( no. 1 )

wajib diisi kerana medan ini merupakan medan wajib apabila dihantar ke eSPKB ( ia

dianggap sebagai medan no kad pengenalan ).

Program ZIAP001 perlu dilaksanakan secara manual untuk menghantar kod penerima

panjar dan kod agensi ke eSPKB.

1



Pada skrin ZIAP001, pengguna perlu memasukkan :-

1. Kod bagi pejabat perakaunan masing-masing.

2. Kod pembekal ( panjar atau agensi ) yang akan dihantar ke espkb.

3. Tandakan pada Pilihan Larian.

4. Klik butang untuk melarikan program dan satu laporan akan dipaparkan.

5. Setelah di pastikan kod penerima panjar atau kod agensi di laporan adalah betul,

pengguna perlu klik butang untuk menghantar kod penerima panjar atau kod agensi

tersebut ke espkb.

6. Untick larian ujian untuk melarikan program ZIAP001 dan laporan seperti di bawah akan

dipaparkan.

1

2

3

4

5



7. Untuk melihat maklumat kod penerima yang telah dihantar, pengguna boleh

menggunakan t-code : AL11. ( AL11 WEBMETHOD ESPKB OUT ) untuk

mencari mesej seperti yang dipaparkan di no 7. Laporan seperti di bawah akan

dipaparkan.

Terdapat beberapa jenis pemegang panjar antaranya :-

a. Panjar Wang Runcit – bermula dengan R ( Contoh R231100001 )

b. Panjar Wang Runcit Khas – bermula dengan K ( Contoh K231100001 )

c. Panjar Luar Negeri – bermula dengan L ( Contoh L231100001 )

d. Panjar Seperduabelas – Bermula dengan S ( Contoh S231100001 )

e. Panjar Unit – Bermula dengan U ( Contoh U231100001 )

Kod panjar bermula dengan abjad yang telah ditetapkan mengikut jenis panjar ( 1 digit ),

diikuti dengan kod jabatan ( 3 digit ), kod negeri ( 1 digit ) dan nombor yang diberi oleh

BPOPA ( 5 digit )

7

AL11



Petunjuk :

A – Kod kawalan ( R, K, L, S, U )

B – Kod Jabatan

C – Kod Negeri ( 1 : Semenanjung Malaysia, 2 : Sarawak, 3 : Sabah )

D – Running number yang diberi oleh BPOPA

Contoh : R 231 1 00001

A B C D

Kod penerima agensi (pukal) akan diterangkan lebih lanjut kemudian.

FK02 – KEMASKINI

Fungsi ini dilaksanakan untuk mengemaskini maklumat berkaitan dengan penerima bayaran.

Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga dengan

penerima bayaran (panjar dan bukan panjar). Contohnya adalah data alamat, tempoh

pembayaran dan sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi setiap urusniaga

kepada akaun penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost diproses.

FK 03 – DISPLAY

Fungsi ini dilaksanakan untuk memaparkan maklumat berkaitan dengan penerima bayaran.

Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga dengan

penerima bayaran (panjar, bukan panjar dan agensi ). Contohnya adalah data alamat, tempoh

pembayaran dan sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi setiap urusniaga

kepada akaun penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost diproses.

FK05 – BLOK

Proses ini dilaksanakan untuk block atau unblock data induk penerima bayaran untuk tujuan

tertentu supaya transaksi yang melibatkan kod penerima bayaran ini tidak dapat dilakukan.

FK06 – DELETE

Fungsi dilaksanakan untuk set indikator mansuh (delete) pada maklumat data induk penerima

bayaran. Maklumat kod penerima tidak dihapuskan, tetapi di mark for deletion supaya transaksi

yang melibatkan kod penerima bayaran ini tidak dapat dilakukan.

GAMBARAN MENYELURUH PROSES PEMBAYARAN DI … Operasi...Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS:...

Documents

Transcript of GAMBARAN MENYELURUH PROSES PEMBAYARAN DI … Operasi...Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS:...