MANUAL LATIHAN

MODUL HCM-PAYROLL

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Versi 1.1

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 2/25

PINDAAN DOKUMEN

Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:-

NO VERSI TARIKH DIKEMASKINI OLEH CATATAN

1 1.0 22 Ogos 2014 Nasyitah Mohd Zubir Pertama kali diterbitkan

2 1.1 30 Nov 2015 Nasyitah Mohd Zubir

1- Penambahbaikan pada kandungan Pengenalan. 2- Perubahan paparan antaramuka pada Skrin Maintain Payroll control record dipaparkan.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 3/25

ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN ............................................................................................................ 4

1.1 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan ........................................ 4 1.2 Objektif .................................................................................................................... 5

2.0 LANGKAH-LANGKAH ................................................................................................ 6

2.1 Exit Payroll .............................................................................................................. 6 2.2 Create Posting Document ...................................................................................... 10 2.3 Release dan Post Posting Document ke 1GFMAS-Kewangan .............................. 13 2.4 Paparkan dokumen yang telah di post ke 1GFMAS-Kewangan ............................. 18 2.5 Reverse Posted Document .................................................................................... 21

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 4/25

1.0 PENGENALAN

1.1 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Sebelum meneruskan ke proses ini, sila pastikan simulasi penyediaan penghantaran data gaji ke 1GFMAS-Kewangan dan simulasi penyediaan penghantaran bank/cek telah dilaksanakan tanpa sebarang ralat.

Proses ini merangkumi langkah-langkah berikut:

1. Exit payroll melalui transaksi PA03. Langkah ini bagi membolehkan penghantaran data gaji ke 1GFMAS-Kewangan. Semasa melaksanakan langkah ini, sila pastikan 'Earliest retro acctg period' diletakkan pada bulan gaji berikutnya untuk mengelakkan pengiraan semula gaji bagi bulan gaji sebelumnya.

2. Create Posting Document melalui transaksi PC00_M99_CIPE. Langkah ini adalah bagi menyediakan dokumen penghantaran kewangan di HCM untuk langkah berikutnya. Langkah ini mesti dibuat hanya secara background.

3. Release dan post Posting Document melalui transaksi PCP0. Langkah ini adalah bagi melaksanakan jurnal sebenar di 1GFMAS-Kewangan berdasarkan dokumen penghantaran kewangan di HCM yang disediakan di langkah sebelumnya.

4. Paparkan dokumen yang telah di post ke 1GFMAS-Kewangan melalui transaksi PCP0. Langkah ini dilaksanakan bagi mendapatkan nombor dokumen FI (Accounting Document) sebagai rujukan bahagian kewangan meneruskan proses pembayaran.

Jika perlu, pengguna boleh melaksanakan Reverse posted document melalui transaksi PCP0 bagi langkah 3. Transaksi ini hanya boleh dilaksanakan jika payment run belum dibuat oleh Bahagian Kewangan.

Bagi mana-mana transaksi yang memerlukan penggunaan Sijil Tandatangan Digital (PKI - Public Key Infrastructure), pengguna mestilah merujuk kepada kaedah yang dikhususkan bagi PKI.

Proses ini hanya dilaksanakan di Pejabat Perakaunan.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 5/25

Capaian ke transaksi boleh dilakukan dengan menaip kod transaksi pada kotak arahan atau melalui menu berikut:

Transaksi Menu

PA03 JANM > 1GFMAS Payroll > Payroll > Asia Pacific > Malaysia > Tools > Payroll Control Record

PC00_M99_CIPE JANM > 1GFMAS Payroll > Payroll > Asia Pacific > Malaysia > Sub.activities > Per Payroll Period > Evaluation > Posting to Accounting > Execute Run

PCP0 JANM > 1GFMAS Payroll > Payroll > Asia Pacific > Malaysia > Sub.activities > Per Payroll Period > Evaluation > Posting to Accounting > Edit Run

Sila rujuk carta aliran TRG-HCM-0202 - Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS Kewangan.

Nota:

Untuk simulasi penyediaan penghantaran data gaji ke 1GFMAS-Kewangan, rujuk di manual HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan.

1.2 Objektif

Pengguna akan mengetahui bagaimana data gaji dijurnal di 1GFMAS Kewangan.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 6/25

2.0 LANGKAH-LANGKAH

2.1 Exit Payroll

1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Medan Arahan

Dalam petak Medan Arahan, masukkan "PA03".

2 Enter

Klik Enter

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 7/25

2. Skrin Payroll control record dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Payroll Area M Dalam petak Payroll Area, masukkan payroll area, sebagai contoh "B1".

2 Change M Klik Change.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 8/25

3. Skrin Maintain Payroll control record dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Exit Payroll M Klik Exit Payroll

2 Enter M Klik Enter

3 Month M

Dalam petak Earliest retro acctg period (Month), masukkan bulan, sebagai contoh "08".

Masukkan data bulan berikutnya pada medan ini.

4 Year M

Dalam petak Earliest retro acctg period (Year), masukkan tahun, sebagai contoh "2014".

5 Save M Klik Save

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 9/25

4. Skrin Maintain Payroll control record dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Exit

Klik Exit

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 10/25

2.2 Create Posting Document

1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Medan Arahan

Dalam Medan Arahan, masukkan PC00_M99_CIPE

2 Enter

Klik Enter.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 11/25

2. Skrin Posting to Accounting: Create Posting Run dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Payroll Period M Dalam senarai period, pilih 1 - Current Payroll Period.

Sila tekan Enter untuk memastikan bulan pemprosesan yang betul.

2 Payroll Area (Payroll Period)

M Dalam petak Payroll Area, masukkan payroll area, sebagai contoh "B1".

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 12/25

3 Payroll Area (Selection Criteria)

M Dalam petak Payroll Area, masukkan payroll area, sebagai contoh "B1".

4 Type of document creation

M

Dalam petak Type of document creation, masukkan "P" untuk Live posting run

5 Enter M Klik Enter.

3. Klik pada menu Program > Execute in Background

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 13/25

2.3 Release dan Post Posting Document ke 1GFMAS-Kewangan

1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Medan Arahan

Dalam Medan Arahan, masukkan PCP0

2 Enter

Klik Enter.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 14/25

2. Skrin Display posting runs dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Document Payroll Posting

M Tandakan petak Payroll Posting

2 Display Settlement Documents

M Klik Display Settlement Documents

3. Skrin Posting to Accounting: Document overview dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Document M Tandakan semua petak dokumen yang akan Release.

2 Release document M Klik Release document

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 15/25

4. Skrin Release documents dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Yes M Klik Yes.

5. Skrin Posting to Accounting: Document overview dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Back M Klik Back

6. Skrin Display posting runs dipaparkan.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 16/25

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Document Payroll Posting

M Tandakan petak dokumen untuk posting.

2 Post documents M Klik Post documents

7. Skrin Post documents dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Immediately M Klik Immediately.

8. Skrin Transfer to Accounting: Posting initiated dipaparkan.

No. Nama Medan/ Mandatori Tindakan Catatan

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 17/25

Butang (M)

1 Back

Klik Back

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 18/25

2.4 Paparkan dokumen yang telah di post ke 1GFMAS-Kewangan

1. Skrin Display posting runs dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Document Payroll Posting

Tandakan petak Payroll Posting.

2 Display Settlement Documents

Klik Display Settlement Documents

2. Skrin Posting to Accounting: Document overview dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Document

Tandakan petak Vendor Document .

2 Menu Bar

Klik pada Go to.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 19/25

3. Klik pada menu Accounting documents.

4. Skrin Display Document: Data Entry View dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Back

Klik Back

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 20/25

5. Skrin Posting to Accounting: Document overview dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Exit

Klik Exit

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 21/25

2.5 Reverse Posted Document

1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Medan Arahan

Dalam Medan Arahan, masukkan PCP0.

2 Enter

Klik Enter.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 22/25

2. Skrin Display posting runs dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 St M Klik pada Status of Posting Run

2 Set filter M Klik Set filter

3. Skrin Filter criteria for item line dipaparkan.

No. Nama Medan/ Mandatori Tindakan Catatan

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 23/25

Butang (M)

1 Delete All Selections

M Klik Delete All Selections

2 Execute (Enter) M Klik Execute

4. Skrin Display posting runs dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Document Payroll Posting

M Tandakan petak Payroll Posting bagi pilihan Document transferred

2 Edit M Klik pada Edit

5. Klik pada menu Reversal > Reverse documents

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 24/25

6. Skrin Reverse documents dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Yes M Klik Yes.

7. Skrin Reverse documents dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Immediately M Klik Immediately.

HCM-3013 Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 25/25

8. Skrin Transfer to Accounting: Posting initiated dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Exit

Klik Exit

9. Skrin Display posting runs memapaparkan 'Reversal documents transferred.'